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Jegliche Korrespondenz geschäftlicher Art wurde stets unter der Kategorie der „guten kaufmännischen Sitten“ behandelt. Dies beinhaltet, dass auf Einladungen immer geantwortet wird. Muss eine Absage erteilt werden, so ist diese ebenfalls schriftlich zu erteilen. Auch wenn viele Unternehmen heute wegen der Fülle der Bewerbungen oft nicht mehr antworten, wenn sie diese ablehnend bescheiden, so sollten Bewerber dennoch an diesen “guten Sitten“ festhalten. Es kann durchaus einmal geschehen, dass ein Kontakt mit dieser Firma aus unterschiedlichen Gründen ausgenommen werden muss. Dann kann eine positive Erinnerung nur hilfreich sein. 

Sollten Sie also nach Erhalt einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch diesen Termin absagen wollen oder müssen, so teilen Sie diesen Schritt immer rechtzeitig schriftlich mit. Nennen Sie auch immer ehrlich die Gründe einer Absage, ohne allerdings negative Äußerungen über das Unternehmen zu benutzen, auch wenn Ihre Recherchen Informationen ergeben haben, die die Firma in keinem guten Licht darstellen.

Aspekte, die für eine schriftliche Absage sprechen:

  • Im Geschäftsleben ist es in jeder Branche sehr wahrscheinlich, Mitarbeiter dieser Firmen mehrfach im Leben zu treffen. Dies kann später bei einem Stellenwechsel, auf Messen, bei Vertragsverhandlungen, während Auftragsarbeiten etc. sein. Daher ist es von Interesse, sich in einem positiven Licht darzustellen.
  • Die Höflichkeit erfordert, dass Empathie benutzt wird. Ergo versetzen Sie sich in die Lage der Personalabteilung, von der die Einladung stammt. Sie muss eine Stelle oder einen Ausbildungsplatz besetzen, die vakant ist. Gesucht werden ansprechende und qualifizierte Bewerber. Mit eine rechtzeitigen Absage kann sich die Personalabteilung zeitnah auf andere Personen konzentrieren. Bleiben Sie bei dieser Ausrichtung in Sachen Höflichkeit, auch wenn Sie mit anderen Firmen bereits negative Erfahrungen gesammelt haben sollten.
  • Schließlich ist es gegenüber anderen Bewerber nur fair, wenn Sie noch nachträglich eingeladen werden können, wenn Sie diese Stelle nicht antreten können. Selbst wenn sich heute der Egoismus sehr verbreitet hat, wird ein faires Verhalten immer als lobenswert angesehen und honoriert. Der Egoist wird auf Dauer eher benachteiligt.
  • Ein Fernbleiben ohne plausible Begründung und Benachrichtigung wird oft übelgenommen. Dieses Verhalten wird als unhöflich und herablassend beurteilt.

Gründe für eine Absage von Vorstellungsgesprächen

Gründe, eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch abzusagen, können vielfältig sein. Werden sie genannt und rechtzeitig mitgeteilt, wird kaum ein Nachteil entstehen. Seien Sie daher ehrlich und nennen nachvollziehbare Gründe. Begründungen, die als Ausrede verstanden werden können, werden bei Personalabteilungen zuhauf eingehen und auch so bewertet. Möchte sich ein Bewerber noch eine Türe offenhalten, um gegebenenfalls später bei einer Bewerbung nochmals auftreten, sollte er eine Absage aus eigenem Interesse klar und ehrlich begründen. Die Form ist immer frei, sollte aber schriftlich stattfinden. Mündliche Absagen kommen nur infrage, wenn unmittelbar vor dem Termin ein Hinderungsgrund auftritt.

Konkrete Gründe, die eine Absage rechtfertigen:

  • Sie haben sich für eine alternative Stelle entschieden und wurden bereits angenommen. Diesen Umstand können Sie frei mitteilen, ohne Nachteile befürchten zu müssen.
  • Eine Erkrankung hindert Sie an der Teilnahme. Bitten Sie gegebenenfalls um einen neuen Termin. Auch wenn dies nicht möglich sein wird, wird Ihre Begründung dadurch sehr plausibel.
  • Sie sind eine Frau und unerwartet schwanger geworden. Bitten Sie um einen neuen Termin, falls eine Stelle nach der Niederkunft offen sein sollte. Möchten Sie sich auf die Erziehung des Kindes konzentrieren, wird die Firma Verständnis haben.
  • Sie haben mittlerweile erkannt, dass die ausgeschriebene Stelle für Sie aus persönlichen Gründen nicht in Betracht kommt. Auch diese Begründung sollte frei und ehrlich geäußert werden.
  • Ihr Partner erhält eine neue Anstellung in einer anderen Stadt oder Region, die einen Umzug erforderlich macht, und Sie möchten folgen.
  • Wenn Sie negative Informationen über die Firma erhalten haben, sollte eine Absage auch stattfinden. Ob Sie eine ehrliche Begründung erteilen, ist von der Art der Informationen abhängig zu machen. Sollten Sie die Gründe nennen wollen, versichern Sie sich, dass die Quellen der Information verlässlich sind.

Gründe für eine mündliche Absage:

  • Wenn eine plötzliche Erkrankung unmittelbar vor dem Termin auftritt, wird eine schriftliche Absage nicht mehr rechtzeitig ankommen. Dann ist ein Anruf zu tätigen.
  • Sie werden während der Anfahrt zum Vorstellungsgespräch in einen Unfall verwickelt, oder Sie können absehen, dass Sie eine erhebliche Verspätung nicht verhindern können. Sobald dieser Umstand zu erkennen ist, sollte ein Anruf sofort unternommen werden.
  • Sie werden am Tag wegen einer schweren Erkrankung eines Angehörigen ins Krankenhaus gerufen, oder werden aus vergleichbaren Gründen plötzlich gehindert zu erscheinen.

Einem Anruf sollte ein Brief folgen, wenn Sie weiterhin an der Stelle interessiert sind. Eine Absage per SMS zu formulieren, gilt als unhöflich. Eine E-Mail kann gewählt werden, wenn die Korrespondenz bisher ausschließlich auf diesem Weg stattgefunden hat. Ansonsten ist ein Brief die beste Art, sich auch für weitere Vorstellungen interessant zu halten. Unternehmen werden über eine rechtzeitige und plausible Absage kaum verärgert sein. Ohne Absage fernzubleiben, verärgert aber garantiert.[/su_note]

Formen der schriftlichen Absage

Bei der Formulierung der Absage als Brief oder E-Mail besteht kein Formzwang. An die Art der geschäftlichen Korrespondenz sollte aber abgeknüpft werden. Der Schreibstil sollte höflich und sachlich sein.

  • Der Anfang ist immer die Anschrift des Unternehmens
  • Datum nicht vergessen
  • Nennen Sie einen Betreff, etwa die Stellenausschreibung oder den Termin des Vorstellungsgesprächs.
  • Ist ein Termin mit einer bestimmten Person vereinbar, so führen Sie den Namen unbedingt auf.
  • Beginnen Sie das Schreiben mit der Anrede der betreffenden Person.
  • Beschreiben Sie frei den Grund Ihrer Absage, indem Sie konkrete Gründe aufzählen. Schreiben Sie ausführlich, aber dennoch so kurz wie möglich. Stellen Sie bei möglichen neuen Terminen keine Bedingungen, wie eine Auswahl an Terminen. Dies ist immer Sache des Unternehmens und wird zu keiner weiteren Einladung führen.
  • Es endet mit einem freundlichen Gruß und Unterschrift.

Bei einer mündlichen Absage sollten Sie sichergehen, dass die betreffende Person auch tatsächlich umgehend informiert wird. Dann kann eine nachgeschobene schriftliche Form sinnvoll sein.

Musterbrief einer schriftlichen Absage:

Firma XXX
z.Hd. Herr / Frau XXX
Str. / Hs.Nr.

PLZ Stadt                                                                                           Ort, Datum

 

Sehr geehrte(r) Frau/Herr XXX

Für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch bedanke ich mich herzlich, muss meine Bewerbung allerdings mit diesem Schreiben zurückziehen.

Gern hätte ich die von Ihnen ausgeschriebene Stellung eingenommen, da ich der Überzeugung bin, mich erfolgreich einbringen zu können und mich sehr gut aufgehoben gefühlt hätte. Da mir jedoch weitere Angebote vorlagen, musste ich eine Entscheidung treffen, die mich zu einem anderen Unternehmen führt. Dies geschah nach reiflicher Überlegung.

Um anderen Bewerbern rechtzeitig eine Möglichkeit zu eröffnen, habe ich mich zu diesem Schritt der Absage durchgerungen. Für Ihre Mühen bedanke ich mich ausdrücklich und bitte um Ihr Verständnis für mein Vorgehen.

 

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

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