Vorstellungsgespräch am TelefonVor allem in größeren Unternehmen wird das Vorstellungsgespräch am Telefon immer beliebter. Dabei ist das Telefoninterview meist eine Zwischenetappe zwischen der Bewerbung und dem Vorstellungsgespräch. Das heißt: Hinterlässt Du am Telefon einen guten Eindruck, wirst Du zum persönlichen Kennenlernen eingeladen. Aber wie läuft so ein telefonisches Vorstellungsgespräch ab? Und worauf solltest Du achten? Das und mehr erklären wir Dir hier.

Vorstellungsgespräch am Telefon

Wie Du das Vorstellungsgespräch am Telefon erfolgreich meisterst.

Wozu es dient

Das Vorstellungsgespräch am Telefon wird auch Telefoninterview genannt und erfreut sich seit einiger Zeit wachsender Beliebtheit. Vor allem größere Unternehmen greifen immer häufiger auf dieses Instrument im Auswahlverfahren zurück. Dabei wird das telefonische Vorstellungsgespräch dem herkömmlichen, persönlichen Vorstellungsgespräch vorgeschaltet. Das heißt: Wenn Deine Bewerbung überzeugt hat, ruft Dich das Unternehmen an. Kannst Du auch am Telefon überzeugen, folgt die Einladung zum klassischen Bewerbungsgespräch vor Ort.

Für Dich ist das Telefoninterview zunächst einmal ein Erfolg. Offensichtlich ist das Unternehmen nämlich an Dir interessiert. Andernfalls würde es Dich nicht anrufen, sondern Dir eine Absage schicken. Zudem bietet Dir das Telefoninterview die Chance, weitere Pluspunkte zu sammeln. Den Job hast Du aber noch nicht sicher, auch dann nicht, wenn das Telefoninterview super gelaufen ist. Kein Unternehmen kann und wird seine Entscheidung ausschließlich auf Basis einer schriftlichen Bewerbung und eines Telefonats treffen. Aber durch das Telefoninterview kann das Unternehmen ausloten, ob es sich lohnt, Dich zum persönlichen Vorstellungsgespräch einzuladen. Dieses Ausloten ist letztlich auch die Grundidee des telefonischen Vorstellungsgesprächs: Wenn eine Stelle ausgeschrieben wird, gehen mitunter mehrere hundert Bewerbungen ein. Bei der Durchsicht der Bewerbungsmappen werden bereits viele Bewerbungen aussortiert. Manchmal bleiben aber nach der ersten Auswahlrunde noch sehr viele interessante Bewerber übrig. Sie alle zum persönlichen Gespräch einzuladen, wäre mit viel Aufwand, viel Zeit und hohen Kosten verbunden. Baut ein Unternehmen nun ein Telefoninterview ein, kann es noch einmal eine Vorauswahl treffen. So erhalten dann nur die Bewerber eine Einladung zum persönlichen Bewerbungsgespräch, die tatsächlich in die nähere Auswahl kommen.

 

Wie es abläuft

Ein Vorstellungsgespräch am Telefon kann ganz unterschiedlich ablaufen. Prinzipiell sind aber drei mögliche Ansätze denkbar:

1. Offene Fragen klären: Manche Unternehmen nutzen ein telefonisches Vorstellungsgespräch, um Fragen zu klären, die Deine Bewerbung aufgeworfen oder offen gelassen hat. Hast Du beispielsweise Lücken im Lebenslauf, warst Du zeitweise im Ausland oder kann sich das Unternehmen unter bestimmten Stationen in Deinem Werdegang nicht viel vorstellen, kann es beim Telefoninterview nachfragen, was Du in dieser Zeit konkret gemacht hast. Auch die fehlende Angabe von Gehaltsvorstellungen kann zum Thema beim telefonischen Vorstellungsgespräch werden.

2. Angaben prüfen: Einige Unternehmen ermitteln beim Telefoninterview, ob Deine Angaben der Wahrheit entsprechen. Hast Du beispielsweise angegeben, dass Du eine Fremdsprache verhandlungssicher beherrschst, kann es sein, dass das Unternehmen testet, ob Du hier nicht doch ein wenig übertrieben hast. Aber auch andere Angaben zu Deinen Kenntnissen und Fähigkeiten können durch gezielte Nachfragen überprüft werden.

3. Kleines Vorstellungsgespräch: Teilweise läuft das Telefoninterview wie ein richtiges, klassisches Vorstellungsgespräch ab. Das bedeutet, am Telefon werden Dir die Fragen gestellt, die auch für ein normales Bewerbungsgespräch typisch sind. Das Telefoninterview dauert dann zwar meist nicht ganz so lang wie ein persönliches Gespräch. Es werden aber prinzipiell die gleichen Fragen gestellt.

Grundsätzlich solltest Du Dich immer gut auf ein telefonisches Vorstellungsgespräch vorbereiten. Der Vorteil bei einem solchen Telefonat ist, dass Dich Dein Gesprächspartner nicht sieht. Er wird also nicht von Deinem Aussehen, Deinem Outfit oder Deiner Körpersprache abgelenkt. Auch wenn Du nervös mit dem Stift spielst oder unruhig mit dem Fuß wippst, bekommt das Dein Gesprächspartner nicht mit. Die Kehrseite davon ist aber, dass Du wirklich nur damit punkten kannst, was Du wie sagst.

 

Wie Du Dich darauf vorbereiten solltest

Nicht jedes Unternehmen führt ein telefonisches Vorstellungsgespräch durch. Manchmal wirst Du direkt zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch eingeladen oder erhältst eine Absage. Aber da Du nicht weißt, ob das jeweilige Unternehmen nicht doch eine weitere Runde ins Auswahlverfahren einbaut, solltest Du auf ein Telefoninterview vorbereitet sein. Außerdem ist die Vorbereitung keine vergeudete Zeit, denn spätestens wenn Du zu einem klassischen Vorstellungsgespräch eingeladen wirst, musst Du Dich ohnehin vorbereiten. Zur Vorbereitung auf das telefonische Vorstellungsgespräch gehören insbesondere folgende Punkte:

  • Informiere Dich über das Unternehmen. Im Zuge Deiner Bewerbung wirst Du Dich wahrscheinlich schon mit dem Unternehmen beschäftigt haben. Trotzdem solltest Du Dir die Homepage noch einmal genau ansehen. Notiere Dir die wichtigsten Punkte zur Branche, zur Unternehmensgeschichte, zur Unternehmensphilosophie und zu den Produkten des Unternehmens. So bist Du zum einen darauf vorbereitet, wenn Dich Dein Gesprächspartner fragt, was Du über das Unternehmen weißt und warum Du ausgerechnet hier arbeiten willst. Zum anderen kannst Du diese Infos nutzen, um Deine eigenen Fragen zu stellen.
  • Bereite Dich auf Standardfragen vor. Die Fragen, die bei Vorstellungsgesprächen gestellt werden, sind recht ähnlich. Die einzelnen Formulierungen können zwar unterschiedlich sein, letztlich zielen die Fragen aber auf die gleichen Inhalte ab. Meistens wirst Du dabei zu Dir als Person, zu Deinem bisherigen Lebenslauf und zu Deinen Plänen oder Zielen befragt. Außerdem wird es darum gehen, warum Du die Stelle willst und wie Du Dir den Arbeitsalltag vorstellst. Zum Schluss kannst Du dann noch Deine eigenen Fragen stellen. Du solltest Dir deshalb die typischen Fragen in Vorstellungsgesprächen anschauen und Dir Stichworte für Deine Antworten notieren.
  • Lies Dir Deinen Lebenslauf durch. Du musst in der Lage sein, Deinen bisherigen Werdegang richtig und vollständig wiederzugeben. Außerdem solltest Du zu jeder Station ein paar Worte sagen können. Gehe Deinen Lebenslauf also noch mal genau durch. Ratsam ist außerdem, dass Du Dir eine Kopie davon bereitlegst. So kannst Du während des Gesprächs mitlesen, falls Du doch ins Stocken geraten solltest.
  • Richte Dein Telefon ein. Du solltest sicherstellen, dass Du unter der Telefonnummer, die Du in Deinen Bewerbungsunterlagen angegeben hast, auch wirklich erreichbar bist. Wenn Du neben oder anstelle einer Festnetznummer auch eine Handynummer genannt hast, dann achte darauf, dass Dein Akku immer aufgeladen ist. Und spreche einen eher einfachen Text, der seriös und professionell klingt, auf Deinen Anrufbeantworter und/oder die Mailbox auf.
  • Rechne mit einem Überraschungsanruf. Manche Unternehmen werden Dir vorher den Termin für das telefonische Vorstellungsgespräch mitteilen. Andere Unternehmen setzen auf den Überraschungseffekt. In der Bewerbungsphase solltest Du Dich deshalb sicherheitshalber immer mit Deinem Namen melden. Informiere außerdem Deine Eltern oder Deine Mitbewohner darüber, dass eventuell ein Unternehmen, bei dem Du beworben hast, bei Euch anruft.

Übrigens: Wenn Dich das Unternehmen zu einem ungünstigen Zeitpunkt erwischt, solltest Du unbedingt einen anderen Termin vereinbaren. Du musst keine Bedenken haben – das wirkt nicht unhöflich, sondern souverän. Schließlich geht es um ein wichtiges Gespräch, das Du nicht mal eben zwischen Tür und Angel führen willst. Wenn Du willst und keine Infos dazu hast, kannst Du auch gleich fragen, wie lange das Gespräch ungefähr dauern wird. So kannst Du zum einen ausreichend Zeit für das Gespräch einplanen. Zum anderen kannst Du ungefähr abschätzen, mit welchen Fragen Du rechnen musst. Ist nur ein kurzes Gespräch vorgesehen, kannst Du davon ausgehen, dass Dein Gesprächspartner in erster Linie nur grundlegende Infos zu Dir als Person und zu Deinem Werdegang abfragen wird. Vielleicht wird er auch noch kleinere Unklarheiten aus Deinen Bewerbungsunterlagen besprechen. Geht Dein Gesprächspartner hingegen von einem längeren Telefonat aus, solltest Du Dich auf ein ausführlicheres und umfassendes Vorstellungsgespräch einstellen.

 

Wie Du das Gespräch meisterst

Das Gespräch am Telefon meisternEin Vorstellungsgespräch, egal in welcher Form, solltest Du immer ernst nehmen. Schließlich möchtest Du den Job, um den Du Dich beworben hast, ja auch bekommen. Trotzdem musst Du keine Angst vor dem Gespräch haben. Es geht bei einem Vorstellungsgespräch nicht darum, Dich ins Kreuzverhör zu nehmen, zu ärgern oder mit gemeinen Fragen zu quälen. Das Unternehmen möchte Dich lediglich kennenlernen und prüfen, ob Du die richtige Besetzung für die Stelle bist. Genauso dient auch Dir das Vorstellungsgespräch dazu, das Unternehmen kennenzulernen, Dir ein Bild von Deinem vielleicht künftigen Arbeitsplatz zu machen und abzuklären, ob der Job wirklich das ist, was Du Dir vorgestellt hast. Das Entscheidende bei einem Vorstellungsgespräch ist letztlich, dass Du professionell auftrittst und Dich überzeugend präsentierst. Bei einem Vorstellungsgespräch am Telefon kommen aber noch ein paar Besonderheiten dazu. Dies liegt im Wesentlichen daran, dass Du Deinem Gesprächspartner nicht direkt gegenübersitzt. Er kann Dich nicht sehen, sondern nur hören. Während des Gesprächs solltest Du deshalb folgende Tipps beherzigen:

  • Wähle den richtigen Ort. Der ideale Ort, um das telefonische Vorstellungsgespräch zu führen, ist Dein Schreibtisch. Dort kannst Du Dir Deine Bewerbungsunterlagen, Deine Infos über das Unternehmen und Deine Notizen mit Stichworten zu Fragen und Antworten bereitlegen. Außerdem solltest Du Papier und Stift griffbereit haben, um Dir wichtige Punkte notieren zu können.
  • Achte darauf, dass Du ungestört telefonieren kannst. Der Fernseher, der im Hintergrund läuft, ist genauso tabu wie das plötzlich klingelnde Handy. Auch Straßenlärm oder eine Person, die ins Zimmer platzt, sind Störfaktoren. Die Geräuschkulisse bewirkt nicht nur, dass Dein Gesprächspartner Dich möglicherweise nicht richtig versteht und andersherum. Stattdessen könnte der Eindruck entstehen, dass Du Deinem Umfeld mehr Aufmerksamkeit schenkst als dem Vorstellungsgespräch. Dies wiederum wirkt nicht nur unhöflich, sondern auch unprofessionell.
  • Spreche laut, deutlich und eher langsam. Viele neigen dazu, schneller zu sprechen, wenn sie nervös sind. Wenn Du merkst, dass Du Deine Aufregung nicht so richtig in den Griff kriegst, solltest Du aufstehen, Dich gerade hinstellen und tief ein- und ausatmen. Dadurch hört die nervöse Schnappatmung auf. Außerdem solltest Du lächeln, wenn Du sprichst. Durch das Lächeln hört sich Deine Stimme nämlich automatisch freundlicher und sicherer an.
  • Achte darauf, wie Du Dich ausdrückst. So mancher neigt dazu, am Telefon in einen sehr lockeren Umgangston zu verfallen. Vergiss deshalb nicht, dass Du gerade ein Vorstellungsgespräch führst. Natürlich musst Du Dich nicht hochgestochen und gekünstelt ausdrücken. Behalte aber ein gewisses Niveau bei und verzichte möglichst auf Füllwörter wie „Äh“.
  • Stelle Dir etwas zu trinken bereit. Ideal dabei ist stilles Mineralwasser. Wenn ein Gespräch länger dauert, kann es schon einmal sein, dass Dein Mund trocken wird. Ein Getränk mit Kohlensäure ist deshalb nicht so clever, weil die Gefahr besteht, dass Du aufstoßen musst. Essen oder rauchen solltest Du auf keinen Fall. Dein Gesprächspartner kann Dich zwar nicht sehen, aber er wird es hören, wenn Du kaust oder rauchst.
  • Falle Deinem Gesprächspartner nicht ins Wort. Grundsätzlich ist Dein Gesprächspartner derjenige, der die Gesprächsführung übernimmt. Lasse ihn deshalb aussprechen und antworte erst, wenn er fertig ist. Wenn Du eine Frage oder eine Aussage nicht verstanden hast, solltest Du unbedingt nachfragen. Am Telefon kommt es durchaus vor, dass etwas einmal akustisch nicht richtig ankommt. Deshalb ist es überhaupt kein Problem, wenn Du Deinen Gesprächspartner um eine Wiederholung bittest. Du kannst seine Frage auch selbst noch einmal wiederholen und Dich so versichern, dass Du ihn richtig verstanden hast. Durch Rück- und Gegenfragen signalisierst Du, dass Du das Gespräch aufmerksam verfolgst. Ganz nebenbei gewinnst Du außerdem etwas Zeit, um Dir eine Antwort zu überlegen.
  • Werde bei Pausen nicht nervös. Bei einem Telefonat haben viele das Bedürfnis, irgendetwas zu sagen, wenn am anderen Ende der Leitung Stille herrscht. Bei einem telefonischen Vorstellungsgespräch solltest Du das unterlassen. Vielleicht macht sich Dein Gesprächspartner kurz Notizen und ist deshalb ruhig. Vielleicht will er auch nur testen, wie Du mit Pausen umgehst. Texte also besser nicht irgendetwas vor Dich hin, sondern warte ab. Und nutze die kleine Verschnaufpause, um durchzuatmen und Dich zu sammeln.
  • Stelle Dich auf Überraschungen ein. Bei Vorstellungsgesprächen ist es sehr beliebt, auszuprobieren, ob Du die versprochenen Fremdsprachenkenntnisse tatsächlich mitbringst. Rechne deshalb damit, dass Dein Gesprächspartner etwas auf beispielsweise Englisch sagt oder fragt. Meistens wird er Dich zwar darauf vorbereiten und auffordern, das Gespräch in der Fremdsprache fortzusetzen. Aber Dein Gesprächspartner kann genauso gut auch spontan die Sprache wechseln.
  • Verabschiede Dich freundlich. Grundsätzlich solltest Du das Vorstellungsgespräch mit einem Dank beenden und dabei Deinen Gesprächspartner mit Namen ansprechen (z.B. „Vielen Dank für das nette Gespräch, Herr /Frau …“). Dies gilt auch dann, wenn Du das Gefühl hast, dass das Gespräch nicht optimal gelaufen ist. Eine höfliche Verabschiedung gehört zu den Grundregeln in der Geschäftswelt.

Noch ein Tipp: Wenn Du vorher weißt, wann das Vorstellungsgespräch stattfinden wird, solltest Du Dich wie für ein persönliches Vorstellungsgespräch anziehen. Das klingt jetzt vielleicht ein bisschen merkwürdig – schließlich sieht Dich Dein Gesprächspartner ja nicht. Aus der Psychologie ist aber bekannt, dass Dein Outfit unbewusst auf Dein Auftreten und Verhalten abfärbt. Wenn Du Dich wie für ein offizielles Vorstellungsgespräch anziehst, wirst Du Dich deshalb professioneller fühlen. Und Dein Gesprächspartner wird das registrieren.

 

Welche Fehler Du unbedingt vermeiden solltest

Ein Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu Deinem Wunschjob. Dies gilt unabhängig davon, ob das Gespräch am Telefon stattfindet oder persönlich und direkt vor Ort. Das Telefoninterview ist zwar im Prinzip nur ein Zwischenschritt. Aber trotzdem solltest Du es ernst nehmen. Lässt Du hier nämlich die Professionalität und die Sorgfalt vermissen, wird das Bewerbungsverfahren für Dich an dieser Stelle enden. Die Chance, im persönlichen Gespräch noch einmal etwas zurechtzurücken, wirst Du wahrscheinlich nicht mehr bekommen. Achte deshalb darauf, dass Dir folgende Fehler nicht unterlaufen:

1. Sich in einem unpassenden Moment auf das Gespräch einlassen. Du kannst kein professionelles Vorstellungsgespräch führen, wenn Du gerade bei einem Eisbecher im Straßencafé sitzt, mit Deinem Hund Gassi gehst, Auto fährst oder auf Deine kleinen Geschwister aufpasst. Wenn Dich das Unternehmen in einem ungünstigen Moment erwischt, dann sage offen und ehrlich, dass Du jetzt gerade nicht kannst. Und bitte darum, einen anderen Termin zu vereinbaren. Natürlich kannst Du auch fragen, ob Du zu einem späteren Zeitpunkt zurückrufen kannst. Lasse Dir dann aber nicht unnötig lang Zeit mit Deinem Rückruf. Zum Telefonieren solltest Du Dich am besten an Deinen Schreibtisch setzen und alle notwendigen Unterlagen bereitlegen. Sorge außerdem dafür, dass Du in Ruhe telefonieren kannst. Und lege Deinen Ohrschmuck am besten ab, denn Ohrringe könnten an den Hörer stoßen und ein störendes Klappergeräusch verursachen.

2. Das Gespräch ohne Vorbereitung führen. Auch bei einem Telefoninterview musst Du mit den typischen Fragen bei einem Vorstellungsgespräch rechnen. Bereite Dich deshalb unbedingt auf das Gespräch vor. Nur so wirst Du überzeugende Antworten geben können, ohne ständig nervös herumzustottern. Rufe Dir also Deinen Werdegang in Erinnerung und überlege Dir Erklärungen für mögliche Lücken. Außerdem wirst Du garantiert gefragt werden, warum Du Dich um diesen Job bei diesem Unternehmen bewirbst. Und was Deine Stärken und Schwächen sind.

3. Dem Gesprächspartner ins Wort fallen. Vor allem bei einem telefonischen Vorstellungsgespräch spielen Deine Kommunikationsfähigkeit und Dein Ausdrucksvermögen entscheidende Rollen. Achte deshalb darauf, dass Du laut, deutlich und nicht zu schnell sprichst. Außerdem ist wichtig, die richtige Mischung finden: Du solltest Dir nicht alles aus der Nase ziehen lassen, aber auch nicht endlos herumschwafeln. Dass Du Deinen Gesprächspartner ausreden lässt und auch sonst gute Umgangsformen an den Tag legst, versteht sich von selbst.

4. Nach Geld, Freizeit oder Urlaub fragen. Es kann gut sein, dass Dein Gesprächspartner auf das Thema Geld zu sprechen kommt. Falls nicht, dann lasse Du dieses Thema außen vor. Gleiches gilt für Fragen, die sich auf Freizeit- und Urlaubsregelungen beziehen. Diese Punkte sind für Dich zwar wichtig. Die Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses werden aber erst im persönlichen Gespräch und kurz vor der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages geklärt. Und selbst dann ist es grundsätzlich der Personaler, der auf diese Punkte zu sprechen kommt. Wenn Du Dich schon beim ersten persönlichen Kontakt gleich für Geld und Freizeit interessierst, macht das keinen guten Eindruck.

5. Keine eigenen Fragen stellen. Wie beim klassischen Vorstellungsgespräch wird Dich der Personaler auch gegen Ende des Telefoninterviews fragen, ob Du noch Fragen hast. Wenn Du keine eigenen Fragen stellst, ist das nicht gut. Dein Gesprächspartner kann Dir das nämlich als mangelndes Interesse am Unternehmen und dem Job auslegen. Erkundige Dich deshalb nach Details zu der Stelle, dem Arbeitsumfeld und/oder dem Unternehmen. Achte aber darauf, dass Du nicht nach Infos fragst, die Du eigentlich selbst wissen müsstest. Oder zumindest bei Deiner Vorbereitung problemlos hättest herausfinden können.

 

Wie es danach weitergeht

Wenn Du das Telefoninterview hinter Dich gebracht hast, wirst Du Dich ein wenig gedulden müssen. Je nachdem, wie viele Bewerber für die Stelle in Frage kommen, kann es durchaus sein, dass das Auswahlverfahren etwas länger dauert. Wenn Du es gar nicht mehr aushältst, kannst Du vorsichtig nachfragen, wann Du mit einer Entscheidung rechnen kannst. Vor einer Nachfrage solltest Du aber auf jeden Fall mindestens eine, besser noch zwei Wochen abwarten. Und in der Zwischenzeit solltest Du die Augen offen halten und Dich weiter bewerben. Das Telefoninterview war zwar ein Zeichen dafür, dass Deine Bewerbung das Interesse des Unternehmens geweckt hat. Ob Du aber auch in die nächste Runde kommst und den Job am Ende kriegst, wird sich erst noch zeigen.

Tipp: Vielleicht kannst Du Dir noch ein paar Pluspunkte sichern, indem Du ein kurzes Dankschreiben aufsetzt. Hierzulande sind solche Schreiben eher die Ausnahme. Deshalb kannst Du Dich damit durchaus positiv von der Masse abheben. Außerdem kannst Du durch Dein Schreiben vielleicht die eine oder andere nicht ganz so glückliche Antwort zurechtbiegen. In Deinem Dankschreiben solltest Du Dich als erstes für das angenehme Gespräch bedanken. Außerdem solltest Du erwähnen, dass Du nach dem Telefonat noch überzeugter davon bist, unbedingt für dieses Unternehmen und in dieser Position arbeiten zu wollen. Wenn Du möchtest, kannst Du auf ein, zwei wichtige Punkte aus dem Vorstellungsgespräch eingehen. Generell sollte aber das Dankeschön für das Gespräch, die Zeit und die Aufmerksamkeit im Vordergrund stehen. Am Ende kannst Du hinzufügen, dass Du Dich auf eine baldige Antwort freust. Am besten wählst Du für Dein Dankschreiben das gleiche Layout wie bei Deinem Bewerbungsanschreiben. So kann Dein Brief direkt zugeordnet werden. Länger als eine halbe Seite sollte Dein Dankschreiben aber nicht sein. Und achte darauf, dass zwischen dem Telefoninterview und Deinem Brief nur wenige Tage liegen. Wenn Du Deine Bewerbung per E-Mail eingereicht hast, kannst Du das Dankschreiben natürlich auch als E-Mail verschicken. Als klassischer Brief drückst Du aber mehr Wertschätzung aus, denn ein Brief verursacht mehr Aufwand als eine E-Mail. Achte aber darauf, dass Du Dein Schreiben oder Deine E-Mail an denjenigen schickst, mit dem Du das Telefoninterview geführt hast.