Du hattest Dich um eine Stelle beworben und wurdest auch zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Nun stellt sich aber die Frage, wer eigentlich für die Fahrtkosten aufkommt. Vor allem wenn Du eine längere Anreise hattest, kann eine Fahrt zum Vorstellungsgespräch schließlich schnell recht teuer werden. Wann Du Anspruch auf eine Fahrtkostenerstattung hast und wie Du Deine Auslagen geltend machst, erklären wir Dir hier.

Wann hast Du Anspruch auf eine Erstattung der Fahrtkosten?

Grundsätzlich gilt: Wenn Dich ein Arbeitgeber zu einem Vorstellungsgespräch einlädt, trägt er die Kosten im Zusammenhang mit dem Vorstellungsgespräch. Ob Du die Stelle danach bekommst oder eine Absage erhältst, spielt dabei keine Rolle. Und auch wenn Dich der Arbeitgeber nicht persönlich eingeladen hat, sondern beispielsweise einen Personal- oder Unternehmensberater mit der Bewerberauswahl beauftragt hatte, muss der Arbeitgeber die Fahrtkosten übernehmen. Eine gesonderte Vereinbarung der Kostenübernahme ist nicht notwendig. Durch seine Einladung zum Vorstellungsgespräch sagt der Arbeitgeber nämlich automatisch und stillschweigend die Übernahme Deiner Kosten zu.

 

Wann muss der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht erstatten?

Der Arbeitgeber muss die Fahrtkosten zwar grundsätzlich übernehmen. Er hat aber die Möglichkeit, die Kostenübernahme auszuschließen. Allerdings muss er Dich darauf dann rechtzeitig und unmissverständlich hinweisen. Ein solcher Hinweis kann schon in der Stellenanzeige selbst stehen. Meistens wird Dich der Arbeitgeber aber in dem Brief oder der E-Mail, durch die er Dich zum Vorstellungsgespräch einlädt, über den Kostenausschluss informieren. In diesem Fall steht in dem Schreiben dann ein Satz wie beispielsweise:

„Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir mögliche Kosten, die Ihnen bei der Wahrnehmung des Vorstellungsgesprächs in unserem Hause entstehen, leider nicht übernehmen können.“

Eine andere Möglichkeit ist, dass der Arbeitgeber die Kosten nur bis zu einer bestimmten Höhe übernimmt. Oder nur für die Kosten bei einer bestimmten Art der Anreise aufkommt. Auch darauf muss er Dich zuvor aber ausdrücklich hinweisen. Dies kann beispielsweise durch eine solche Formulierung erfolgen:

„Die Kosten für Ihre Anreise zu dem Vorstellungsgespräch übernehmen wir bis zur Höhe der Kosten bei einer Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln in der zweiten Klasse. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir mögliche Kosten, die darüber hinausgehen, nicht erstatten können.“

Wenn Dich der Arbeitgeber rechtzeitig und ausdrücklich darauf hingewiesen hat, dass er Deine Kosten nicht übernimmt, musst Du die Fahrtkosten selbst bezahlen. Du hast dann keinen Anspruch auf eine Fahrtkostenerstattung. Hat Dir der Arbeitgeber mitgeteilt, dass er die Kosten nur bis zu einer bestimmten Höhe übernimmt, muss er auch nur diese Kosten erstatten. Zusätzliche Kosten, beispielsweise für eine Bahnfahrt erster Klasse oder einen Restaurantbesuch, musst Du selbst übernehmen.

Hat Dich der Arbeitgeber nicht zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, hast Du ebenfalls keinen Anspruch auf eine Kostenübernahme. Tauchst Du also von Dir aus beim Arbeitgeber auf, kannst Du nicht verlangen, dass er Dir Deine Fahrtkosten bezahlt. Dies gilt auch dann, wenn sich der Arbeitgeber Zeit nimmt und spontan ein Bewerbungsgespräch mit Dir führt. Ohne vorherige Einladung zum Vorstellungsgespräch hast Du also keinen Anspruch auf eine Fahrtkostenerstattung.

 

Welche Kosten erstattet der Arbeitgeber genau?

Hat Dich der Arbeitgeber zum Vorstellungsgespräch eingeladen und die Übernahme der Kosten nicht ausgeschlossen, muss er Dir Deine notwendigen Auslagen erstatten. Notwendig meint die Ausgaben, die erforderlich waren. Bezogen auf die Fahrtkosten heißt das:

  • Reist Du mit öffentlichen Verkehrsmitteln an, bezahlt er Dir eine Fahrt zweiter Klasse.
  • Kommst Du mit Deinem Auto, berechnen sich die Kosten anhand der steuerlichen Kilometerpauschale für Dienstreisen. Diese beträgt 30 Cent pro Kilometer. Hat der Arbeitgeber darauf hingewiesen, dass die Kostenhöhe auf eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln zweiter Klasse begrenzt ist, kann es aber sein, dass er auch nur diese Kosten übernimmt. Das heißt, er muss Dir dann nur soviel bezahlen, wie eine Fahrkarte gekostet hätte. Selbst wenn Deine tatsächlichen Fahrtkosten mit dem Auto höher waren.
  • Reist Du per Flugzeug an, muss Dir der Arbeitgeber die Kosten nur dann erstatten, wenn er einer Flugreise zugestimmt hat. Gerade bei Billigfluglinien sind die Kosten für ein Flugticket aber inzwischen manchmal sogar kostengünstiger als ein Bahnticket. Deshalb ist gut möglich, dass der Arbeitgeber auch so ein Ticket bezahlt. Sicherheitshalber solltest Du vorher aber nachfragen.
  • Nimmst Du Dir ein Taxi, muss der Arbeitgeber die Kosten grundsätzlich nur dann übernehmen, wenn Du keine andere Möglichkeit hattest, um das Firmengelände zu erreichen. Oder wenn eine Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln, beispielsweise vom Bahnhof zum Firmengelände, unverhältnismäßig lange gedauert hätte und sehr umständlich gewesen wäre. Auch hier solltest Du aber besser vorher nachfragen, ob der Arbeitgeber eine Taxifahrt bezahlt.

Deine Fahrtkosten kannst Du hier berechnen:

Weitere Kosten muss Dir der Arbeitgeber nur dann ersetzen, wenn sie tatsächlich erforderlich waren. Hattest Du eine sehr weite Anreise, können beispielsweise Verpflegungskosten anfallen. Diese kann Dir der Arbeitgeber nach der steuerlichen Pauschale erstatten. Sie liegt bei 12 Euro pro Tag. Alternativ kann er Dir die Verpflegungskosten ersetzen, die Du anhand von Quittungen belegst. Hierbei gilt aber, dass die Kosten notwenig und verhältnismäßig sein müssen. Wenn Du also ins Luxusrestaurant essen gehst und Dir ein Fünf-Gänge-Menü gönnst, wird Dir das der Arbeitgeber sicher nicht bezahlen. Reist Du von soweit an, dass es nicht zumutbar wäre, die Hin- und Rückreise an einem Tag zu bewerkstelligen, muss der Arbeitgeber auch für die Übernachtung in einem Mittelklasse-Hotel aufkommen.

Wenn Du berufstätig bist und Dir für das Vorstellungsgespräch einen Tag Urlaub genommen hast, ist das Deine Sache. Du kannst vom Arbeitgeber weder eine Entschädigung dafür verlangen noch ihm gegenüber einen Verdienstausfall geltend machen. Auf den Kosten für Deine Bewerbungsunterlagen bleibst Du ebenfalls sitzen. Der Arbeitgeber muss Dir Deine Bewerbungsmappe zwar unversehrt zurückgeben (sofern er das nicht vorher, z.B. in der Stellenanzeige, ausgeschlossen hat). Du kannst aber nicht verlangen, dass er Dir die Kosten für die Mappe, die Kopien, das Foto und das Porto erstattet.

 

Musterbrief für die Fahrtkostenerstattung beim Vorstellungsgespräch

Nach dem Vorstellungsgespräch solltest Du Dich schriftlich an den Arbeitgeber wenden. In Deinem Schreiben bedankst Du Dich zunächst für das Vorstellungsgespräch. Das gehört zum guten Ton, egal wie das Gespräch ausgegangen ist. Anschließend führst Du Deine Kosten auf und bittest um deren Erstattung. Vergiss dabei nicht, Deine Bankverbindung für eine Überweisung anzugeben. Außerdem solltest Du Deinem Schreiben Kopien von Deinen Belegen und Quittungen beilegen. So verhinderst Du Nachfragen und eine unnötige zeitliche Verzögerung. Für Dein Schreiben kannst Du Dich an unserem Musterbrief orientieren:

Name
Anschrift

Arbeitgeber
Anschrift

Ort, Datum

Bitte um Erstattung meiner Reisekosten

Sehr geehrte/r Frau/Herr ___________________,

zunächst möchte ich mich noch einmal für Ihre Einladung und das angenehme Vorstellungsgespräch am ________ bedanken.

Meine Auslagen zur Wahrnehmung dieses Termins belaufen sich auf ________ Euro. Sie setzen sich zusammen aus z.B.

⦁ ______km x 0,30 Cent = ______ Euro als Fahrtkosten
⦁ __________ Euro Parkgebühren
⦁ __________ Euro für das Bahn-/Busticket
⦁ __________ Euro für die Taxifahrt vom Bahnhof zum Firmengelände
⦁ __________ Euro Verpflegungskosten

Kopien von den entsprechenden Belegen füge ich diesem Schreiben bei.

Bitte erstatten Sie meine Reisekosten per Überweisung an

____________ (Kontoinhaber) _____________
_______________ (IBAN) ________________
__________ (Name der Bank) _____________

Vielen Dank vorab.

Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift

An wen kannst Du Dich in Sachen Fahrtkosten noch wenden?

Bist Du arbeitslos und erstattet der Arbeitgeber Deine Reisekosten nicht, kannst Du Dich an die Agentur für Arbeit wenden. Dort kannst Du die Kostenübernahme beantragen. Dies muss aber vor dem Vorstellungsgespräch erfolgen. Sobald Du die Einladung erhalten hast, solltest Du Dich also mit Deinem Sachbearbeiter in Verbindung setzen. In den meisten Fällen wird die Arbeitsagentur die Kosten übernehmen, vor allem wenn sie Dir den Kontakt vermittelt hat. Übernehmen weder der Arbeitgeber noch die Arbeitsagentur Deine Reisekosten, kannst Du sie als Werbungskosten bei Deiner nächsten Steuererklärung absetzen.