Du hattest Dich um eine Stelle beworben und wurdest auch zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Nun stellt sich aber die Frage, wer eigentlich für die Fahrtkosten aufkommt. Vor allem wenn Du eine längere Anreise hattest, kann eine Fahrt zum Vorstellungsgespräch schließlich schnell recht teuer werden. Wann Du Anspruch auf eine Fahrtkostenerstattung hast und wie Du Deine Auslagen geltend machst, erklären wir Dir hier.
Wann hast Du Anspruch auf eine Erstattung der Fahrtkosten?
Grundsätzlich gilt: Wenn Dich ein Arbeitgeber zu einem Vorstellungsgespräch einlädt, trägt er auch die Kosten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsgespräch. Ob Du die Stelle danach bekommst oder eine Absage erhältst, spielt dabei keine Rolle. Und auch wenn Dich der Arbeitgeber nicht persönlich eingeladen hat, sondern beispielsweise einen Personal- oder Unternehmensberater mit der Bewerberauswahl beauftragt hatte, muss der Arbeitgeber die Fahrtkosten übernehmen. Eine gesonderte Vereinbarung der Kostenübernahme ist nicht notwendig. Durch seine Einladung zum Vorstellungsgespräch sagt der Arbeitgeber nämlich automatisch und stillschweigend die Übernahme Deiner Kosten zu.
Wann muss der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht erstatten?
Der Arbeitgeber muss die Fahrtkosten zwar grundsätzlich übernehmen, er hat aber die Möglichkeit, die Kostenübernahme auszuschließen. Allerdings muss er Dich darauf dann rechtzeitig und unmissverständlich hinweisen. Ein solcher Hinweis kann schon in der Stellenanzeige selbst stehen. Meistens wird Dich der Arbeitgeber aber in dem Brief oder der E-Mail, durch die er Dich zum Bewerbungsgespräch einlädt, über den Kostenausschluss informieren. In diesem Fall steht in dem Schreiben dann ein Satz wie beispielsweise:
Welche Kosten erstattet der Arbeitgeber genau?
Hat Dich der Arbeitgeber zum Vorstellungsgespräch eingeladen und die Übernahme der Kosten nicht ausgeschlossen, muss er Dir Deine notwendigen Auslagen erstatten. Notwendig meint die Ausgaben, die erforderlich waren. Bezogen auf die Fahrtkosten heißt das:
- Reist Du mit öffentlichen Verkehrsmitteln an, bezahlt er Dir eine Fahrt zweiter Klasse.
- Kommst Du mit Deinem Auto, berechnen sich die Kosten anhand der steuerlichen Kilometerpauschale für Dienstreisen. Diese beträgt 30 Cent pro Kilometer. Hat der Arbeitgeber darauf hingewiesen, dass die Kostenhöhe auf eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln zweiter Klasse begrenzt ist, kann es aber sein, dass er auch nur diese Kosten übernimmt. Das heißt, er muss Dir dann nur soviel bezahlen, wie eine Fahrkarte gekostet hätte. Selbst wenn Deine tatsächlichen Fahrtkosten mit dem Auto höher waren.
- Reist Du per Flugzeug an, muss Dir der Arbeitgeber die Kosten nur dann erstatten, wenn er einer Flugreise zugestimmt hat. Gerade bei Billigfluglinien sind die Kosten für ein Flugticket aber inzwischen manchmal sogar kostengünstiger als ein Bahnticket. Deshalb ist es gut möglich, dass der Arbeitgeber auch so ein Ticket bezahlt. Sicherheitshalber solltest Du vorher aber nachfragen.
- Nimmst Du Dir ein Taxi, muss der Arbeitgeber die Kosten grundsätzlich nur dann übernehmen, wenn Du keine andere Möglichkeit hattest, um das Firmengelände zu erreichen. Oder wenn eine Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln, beispielsweise vom Bahnhof zum Firmengelände, unverhältnismäßig lange gedauert hätte und sehr umständlich gewesen wäre. Auch hier solltest Du aber besser vorher nachfragen, ob der Arbeitgeber eine Taxifahrt bezahlt.
Deine Fahrtkosten kannst Du hier berechnen:
Weitere Kosten muss Dir der Arbeitgeber nur dann ersetzen, wenn sie tatsächlich erforderlich waren. Hattest Du eine sehr weite Anreise, können beispielsweise Verpflegungskosten anfallen. Diese kann Dir der Arbeitgeber nach der steuerlichen Pauschale erstatten. Sie liegt bei 12 Euro pro Tag. Alternativ kann er Dir die Verpflegungskosten ersetzen, die Du anhand von Quittungen belegst. Hierbei gilt aber, dass die Kosten notwenig und verhältnismäßig sein müssen. Wenn Du also ins Luxusrestaurant essen gehst und Dir ein Fünf-Gänge-Menü gönnst, wird Dir das der Arbeitgeber sicher nicht bezahlen. Reist Du von soweit an, dass es nicht zumutbar wäre, die Hin- und Rückreise an einem Tag zu bewerkstelligen, muss der Arbeitgeber auch für die Übernachtung in einem Mittelklasse-Hotel aufkommen. Wenn Du berufstätig bist und Dir für das Bewerbungsgespräch einen Tag Urlaub genommen hast, ist das Deine Sache. Du kannst vom Arbeitgeber weder eine Entschädigung dafür verlangen, noch ihm gegenüber einen Verdienstausfall geltend machen. Auf den Kosten für Deine Bewerbungsunterlagen bleibst Du ebenfalls sitzen. Der Arbeitgeber muss Dir Deine Bewerbungsmappe zwar unversehrt zurückgeben (sofern er das nicht vorher, z.B. in der Stellenanzeige, ausgeschlossen hat). Du kannst aber nicht verlangen, dass er Dir die Kosten für die Mappe, die Kopien, das Foto und das Porto erstattet.
Musterbrief für die Fahrtkostenerstattung beim Vorstellungsgespräch
Nach dem Bewerbungsgespräch solltest Du Dich schriftlich an den Arbeitgeber wenden. In Deinem Schreiben bedankst Du Dich zunächst für das Vorstellungsgespräch. Das gehört zum guten Ton, egal wie das Gespräch ausgegangen ist. Anschließend führst Du Deine Kosten auf und bittest um deren Erstattung. Vergiss dabei nicht, Deine Bankverbindung für eine Überweisung anzugeben. Außerdem solltest Du Deinem Schreiben Kopien von Deinen Belegen und Quittungen beilegen. So verhinderst Du Nachfragen und eine unnötige zeitliche Verzögerung. Für Dein Schreiben kannst Du Dich an unserem Musterbrief orientieren:
Hier einige der relevanten Fragen die aktuell gestellt werden
Name
Anschrift Arbeitgeber
Anschrift Ort, Datum
Bitte um Erstattung meiner Reisekosten
Sehr geehrte/r Frau/Herr ___________________, zunächst möchte ich mich noch einmal für Ihre Einladung und das angenehme Vorstellungsgespräch am ________ bedanken. Meine Auslagen zur Wahrnehmung dieses Termins belaufen sich auf ________ Euro. Sie setzen sich zusammen aus z.B.
⦁ ______km x 0,30 Cent = ______ Euro als Fahrtkosten
⦁ __________ Euro Parkgebühren
⦁ __________ Euro für das Bahn-/Busticket
⦁ __________ Euro für die Taxifahrt vom Bahnhof zum Firmengelände
⦁ __________ Euro Verpflegungskosten Kopien von den entsprechenden Belegen füge ich diesem Schreiben bei.
Bitte erstatten Sie meine Reisekosten per Überweisung an ____________ (Kontoinhaber) _____________ _______________ (IBAN) ________________ __________ (Name der Bank) _____________ Vielen Dank vorab. Mit freundlichen Grüßen, Unterschrift
An wen kannst Du Dich in Sachen Fahrtkosten noch wenden?
Bist Du arbeitslos und erstattet der Arbeitgeber Deine Reisekosten nicht, kannst Du Dich an die Agentur für Arbeit wenden. Dort kannst Du die Kostenübernahme beantragen. Dies muss aber vor dem Vorstellungsgespräch erfolgen. Sobald Du die Einladung erhalten hast, solltest Du Dich also mit Deinem Sachbearbeiter in Verbindung setzen. In den meisten Fällen wird die Arbeitsagentur die Kosten übernehmen, vor allem wenn sie Dir den Kontakt vermittelt hat. Übernehmen weder der Arbeitgeber noch die Arbeitsagentur Deine Reisekosten, kannst Du sie als Werbungskosten bei Deiner nächsten Steuererklärung absetzen.
FAQ
Wie werden Fahrtkosten für ein Vorstellungsgespräch erstattet?
- Fahrtkosten beantragen: schriftlich oder per E-Mail
- Belege sammeln: Fahrkarten, Rechnungen, Tankquittungen
- Erstattung: nach Absprache mit dem Unternehmen
- Öffentliche Verkehrsmittel: normalerweise vollständige Erstattung
- PKW: Kilometerpauschale oder nach Vereinbarung
Welche Verkehrsmittel sind von der Erstattung abgedeckt?
- Öffentliche Verkehrsmittel: Bahn, Bus, U-Bahn, Tram
- PKW: Kilometerpauschale oder nach Vereinbarung
- Flugzeug: nur bei längeren Strecken, Absprache erforderlich
- Fahrrad oder zu Fuß: meist keine Erstattung
Muss ich die günstigste Verbindung wählen?
- Grundsätzlich: günstigste und zumutbare Verbindung
- Ausnahmen: Absprache mit dem Unternehmen
- Sonderfälle: besondere Bedürfnisse oder Umstände
Sind Übernachtungskosten erstattungsfähig?
- Abhängig vom Unternehmen: genaue Regelungen erfragen
- Belege sammeln: Hotelrechnung, etc.
- Pauschale oder tatsächliche Kosten: nach Vereinbarung
Was passiert, wenn ich das Vorstellungsgespräch absage?
- Keine Erstattung: bei freiwilliger Absage
- Kommunikation: frühzeitig informieren
- Ausnahmen: besondere Umstände, Kulanz des Unternehmens
Kann ich Fahrtkosten für mehrere Vorstellungsgespräche kombinieren?
- Absprache: mit allen beteiligten Unternehmen
- Genaue Aufteilung: anteilige Erstattung
- Belege: klar und nachvollziehbar aufschlüsseln
Sind Verpflegungskosten während der Anreise erstattungsfähig?
- Normalerweise nicht: nur Fahrtkosten
- Ausnahmen: längere Anreise, Absprache erforderlich
- Belege: bei vorheriger Vereinbarung sammeln
Welche Fristen gelten für die Einreichung von Fahrtkosten?
- Keine gesetzlichen Fristen: individuelle Regelungen
- Schnelle Bearbeitung: zeitnah einreichen
- Nachfragen: Fristen beim Unternehmen erfragen
Was passiert, wenn ich die Stelle nicht bekomme?
- Fahrtkostenerstattung: unabhängig vom Ergebnis
- Belege einreichen: wie bei erfolgreicher Bewerbung
- Ausnahmen: individuelle Regelungen des Unternehmens
Welche steuerlichen Aspekte sind bei der Fahrtkostenerstattung zu beachten?
- Steuerfrei: bis zur Höhe der tatsächlichen Kosten
- Kilometerpauschale: steuerfrei bis zur gesetzlichen Höhe
- Übersteigende Beträge: als geldwerter Vorteil zu versteuern
- Steuerberater: bei Fragen oder Unklarheiten konsultieren
Wie genau wird die polizeiärztliche Tauglichkeit auf Basis des EKG-Tests beurteilt?
- Facharzt bewertet die EKG-Ergebnisse
- Berücksichtigung von individuellen Faktoren
- Beurteilung, ob das Herz für den anspruchsvollen Polizeidienst gewappnet ist
- Gesamtbild der polizeiärztlichen Untersuchung entscheidet über Tauglichkeit
Wie wichtig ist der EKG-Test im Vergleich zu anderen Teilen der polizeiärztlichen Untersuchung?
- EKG-Test ist ein wichtiger Bestandteil der Untersuchung
- Gesundheit des Herzens entscheidend für körperliche Belastbarkeit
- Andere Aspekte der Untersuchung ebenfalls relevant (z.B. Sehvermögen, Hörvermögen, körperliche Fitness)
- Gesamteindruck der Untersuchung entscheidet über die polizeiärztliche Tauglichkeit
Was sollte man tun, wenn man Bedenken hinsichtlich des EKG-Tests hat?
- Offene Kommunikation mit dem Polizeiarzt
- Vorabklärung mit dem Hausarzt bei Vorerkrankungen oder Unsicherheiten
- Konsequente Vorbereitung durch regelmäßiges Training und gesunde Lebensweise
- Ggf. professionelle Beratung oder Unterstützung (z.B. Sportmediziner, Kardiologe)
