Ein Vorstellungsgespräch als Verwaltungsfachangestellte steht ins Haus. Hier winkt eine Ausbildung oder ein Angestelltenverhältnis. Da trifft es sich gut, sich auf diesen Termin vorzubereiten und das Must-Have einzuhalten. Dazu gehören das Sammeln wichtiger Eckdaten des jeweiligen Unternehmens sowie das ansprechende Bewerbungsschreiben, mit höflichen Umgangsformen und der passenden Bekleidung.

Vorstellungsgespräch als Verwaltungsangestellte eröffnet Möglichkeiten

Verwaltungsfachangestellte beim Vorstellungsgespräch

Als Verwaltungsfachangestellte können Sie mit einer ansprechenden Bewerbungsmappe beim Vorstellungsgespräch punkten.

Der Beruf als Verwaltungsfachangestellte kann vielseitig sein und üblicherweise sind deren Tätigkeiten in fast jeder Branche und Stadt gefragt. Als Verwaltungsfachangestellte übernehmen Sie Aufgaben im Büro sowie die Kommunikation mit dem Bürger. Und bilden bei Bedarf die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und den Mitarbeitern in Unternehmen. Meistern Sie erfolgreich das Vorstellungsgespräch als Verwaltungsfachangestellte können Sie genauso in öffentlichen Institutionen beim öffentlichen Dienst tätig werden.

Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte

Um den Beruf als Verwaltungsfachangestellte auszuüben, braucht es eine Ausbildung. Diese können Sie vorzugsweise in einer öffentlichen Institution wahrnehmen. Denn hierbei haben Sie die Möglichkeit, in einem dualen System Theorie und Praxis miteinander zu verbinden.

Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre. In jedem Ausbildungsjahr erlernen Sie fundiertes Wissen zu bestimmten Thematiken aus dem öffentlichen Dienst sowie der freien Wirtschaft.

  • Kommunikation mit Kunden und Bürgern
  • Planung und Organisation von bestimmten Arbeitsprozessen
  • Bearbeitung von Personalangelegenheiten
  • Ermitteln von Analysen und Daten
  • Bearbeiten von Vorgängen mithilfe der Informationssysteme
  • Betriebliches Rechnungswesen
  • Beschaffung und Bewirtschaftung von Materialien, auch im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit und Ökonomie
  • Allgemeines Verwaltungsrecht sowie Komunalrecht
  • Arbeiten im Team und Absprachen treffen

Im zweiten Ausbildungsjahr wird Ihr Wissen in einer Zwischenprüfung abgefragt. Ihre Abschlussprüfung im letzten Drittel des 3. Ausbildungsjahres hat einen schriftlichen und praktischen Teil. Beide Prüfungen werden benotet und können auch bei negativen Benotungen in einer weiteren Abschlussprüfung wiederholt werden. Nach erfolgreich abgeschlossener Ausbildung haben Sie oftmals die Möglichkeit, im öffentlichen Dienst den Beruf auszuüben und die Karriereleiter zu erklimmen.

Ansprechenden Bewerbungsstil wählen und mit Wissen überzeugen

  • Bevor es zu einem Gespräch kommt, spielt die Bewerbung eine entscheidende Rolle. Hierbei sollten Sie sich ganz nach der eigentlichen Unternehmensphilosophie präsentieren. Handelt es sich um den Job als Verwaltungsfachangestellte in einem privaten Unternehmen, sollten Sie sich vorab mit deren Gegebenheiten vertraut machen. Stöbern Sie auf deren Webseite und analysieren Sie für sich, welcher Stil besonders bevorzugt wird! Das kann klassisch sowie besonders stilvoll und kreativ sein.
  • Bei einer Bewerbung in der Verwaltung und öffentlichen Institution, wie Polizei und anderen Behörden, sind Sie mit dem professionellen und klassischen Stil auf der richtigen Seite.
  • Ihr Bewerbungsschreiben sollte neben dem professionellen Auftritt alle grundlegenden Fragen beantworten. So gehört der Grund für Ihre Bewerbung als Betreff über das Anschreiben, wie ausgeschriebene Stelle sowie Ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten in den Fließtext.
  • Ihr Anschreiben ist Teil der Bewerbungsmappe, die gerade bei potenziellen Arbeitgebern einen ersten Eindruck hinterlässt. Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf und aktuelles Passbild sollten dabei nicht fehlen. Zeugnisse mit guten Leistungen geben dem Arbeitgeber ein positives Gefühl, die richtige Entscheidung für die Einladung getroffen zu haben. Ergänzen Sie Ihre Bewerbung mit Zeugnissen, geordnet nach Aktualität, abgeheftet von vorne nach hinten!

Tipp: Achten Sie bei Ihrer Bewerbungsmappe auf ein einwandfreies Äußeres! Um die Chance auf ein Gespräch zu erhöhen, bieten sich handelsübliche Bewerbungsmappen an. Diese können in verschiedenen Farben und Formen gewählt werden. Achten Sie auch hierbei auf die passende Ansprache des Arbeitgebers! Professionalität und Seriosität drücken Sie mit Bewerbungsmappen aus, die extra Fächer für Deckblatt und Anschreiben haben.

Vorbereitung auf ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch in Unternehmen und im öffentlichen Dienst

Nun ist es soweit: Sie haben es geschafft und Ihre Bewerbung für die Ausbildung oder als Angestellte hat Personaler überzeugt. Anhand Ihrer Bewerbung haben Sie bereits bewiesen, dass Sie sich mit dem Unternehmen oder der öffentlichen Institution auseinandergesetzt haben. Auf das Vorstellungsgespräch als Verwaltungsangestellte sollten Sie sich dennoch vorbereiten.

  1. Informieren Sie sich über die Eckdaten des Unternehmens oder öffentlichen Verwaltung. [/su_list] Viele Arbeitgeber möchten mit gezielten Fragen im Bewerbungsgespräch das genaue Interesse des Bewerbers herausfinden.
  2. Als Verwaltungsfachangestellte wissen Sie, dass Sie vielfältige Bürotätigkeiten übernehmen. So sollten Sie mit Hardware und Software vertraut sein. Gibt es diesbezüglich noch Defizite, versuchen Sie, diese zu minimieren oder zu beseitigen.
  3. Ob Sie das Vorstellungsgespräch in der Verwaltung oder in einem privaten Unternehmen annehmen, die Bekleidung sollte passend sein. Als Verwaltungsfachangestellte ist es durchaus möglich, dass Sie auf Leiter oder Geschäftsführer treffen und eine eher vornehme Bekleidung angebracht ist. Sie sollten dennoch Kleidung wählen, in der Sie sich wohlfühlen.
  4. Bereiten Sie sich auf eventuelle Fragen beim Bewerbungsgespräch vor! Diese betreffen meist Stärken und Schwächen des Bewerbers. Auch sollten Sie Ihren beruflichen Werdegang im Kopf haben und nicht überlegen müssen.
  5. Haben Sie bereits im Beruf als Verwaltungsfachangestellte gearbeitet, können Sie mit Tätigkeiten und Berufserfahrung punkten. Ist es Ihr erstes Vorstellungsgespräch nach der Ausbildung, sollten Sie private Interessen, die sich in dem Beruf widerspiegeln, erwähnen. Dazu gehören zum Beispiel Kommunikation mit Teamarbeit beim Mannschaftssport oder soziale Kompetenzen bei ehrenamtlichen Tätigkeiten. Beachten Sie auch hierbei: In jedem Ausbildungsjahr lernen Sie dazu! Stellen Sie Ihre Fähigkeiten und Qualitäten in den Vordergrund!
  6. Schreiben Sie sich Fragen auf, die Sie nach dem eigentlichen Gespräch stellen können. Nehmen Sie Stift und Zettel mit zum Gespräch, um Informationen aufzuschreiben. Mit beidem signalisieren Sie Interesse und Neugier auf die Tätigkeit.

Mit Soft Skills arbeiten

Halten Sie die Einladung für das Bewerbungsgespräch in den Händen oder haben Sie dafür den Termin per Mail erhalten, freuen sich Arbeitgeber über eine kurze Bestätigung per Telefon oder Mail. Sehen Sie das als Chance, die ersten Pluspunkte zu sammeln! Denn hierbei haben Sie die Möglichkeit, die richtige Kommunikation und via Mail eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik einzusetzen.

In der Verwaltung spielt Zeit eine große Rolle. Kunden werden zu Terminen geladen und haben oftmals nur einen eingeschränkten Zeitrahmen. Aus diesem Grund lernen Sie bereits in der Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte wie sich Termine disponieren lassen und wie wichtig die pünktliche Einhaltung von Terminen ist.

Weitere Pluspunkte für Ihr Vorstellungsgespräch sammeln Sie beim pünktlichen Erscheinen. Setzen Sie sich spätestens einen Tag vor dem Gespräch mit dem Fahrweg auseinander und berücksichtigen Sie die Fahrzeit, mit eventuellen Beeinträchtigungen. Haben Sie Fragen zum Fahrweg, holen Sie sich vor dem Termin Informationen!

Tipp: Hilfreich kann es sein, wenn Sie vor dem Bewerbungsgespräch zum Unternehmen fahren und sich über die örtlichen Gegebenheiten ein Bild machen. Nutzen Sie das Auto kann es sinnvoll sein, sich Parkmöglichkeiten zu suchen. Viele Unternehmen sowie Behörden nutzen Haupteingänge, die für Besucher und Mitarbeiter zugänglich sind. Schauen Sie auch danach, sodass Sie ohne langes Suchen pünktlich zum Termin erscheinen!

Bewerber kommen oftmals nicht allein!

Die kommunale Verwaltung hat ein ansprechendes Bewerbersystem. Hierbei treffen einige Bewerber aufeinander, die aber letztendlich auf verschiedenen Arbeitsplätzen landen. Die Bewerbungsgespräche können einzeln sowie als Informationsveranstaltung stattfinden.

Gerade im öffentlichen Dienst kommen unterschiedliche Berufsbilder beim Einzelgespräch zusammen, so gehören Personaler, Gleichstellungsbeauftragter und Betriebsrat dazu. Bewerber lernen so Ansprechpartner und Fachbereiche kennen. Informationsveranstaltungen werden genutzt, um jedem Bewerber Richtlinien und Verfahrensweisen im öffentlichen Dienst zu erörtern. Das spart Zeit und verschafft dem Bewerber einen ersten Eindruck über die Vorgehensweise in einer Verwaltung.

Sind Sie zu einem Gespräch in der freien Wirtschaft eingeladen, haben Sie die Möglichkeit, allein und ungestört eigene Fragen loszuwerden, den Arbeitgeber von sich zu überzeugen und Ihre Qualifikationen besonders hervorzuheben.

Was sind Ihre Stärken und Schwächen?

In fast jedem Bewerbungsgespräch ist eine Selbsteinschätzung des Bewerbers gefragt. Denn gerade mit diesen spezifischen Fragen lassen sich Rückschlüsse auf dessen Arbeitstempo und Arbeitsweise ziehen.

Jeder hat seine Stärken und jeder hat mindestens eine Schwäche. Diese sollte aufgrund der eher negativen Wirkungsweise mit den Stärken verpackt werden. Als Verwaltungsfachangestellte sind Stärken in der Kommunikation ein Muss, sowie Zeitmanagement und Lernfähigkeit. Geht es um eine Schwäche sollte diese nie mit dem Beruf in Verbindung gebracht werden. Denn diese könnte sich negativ auswirken und Ihr Vorstellungsgespräch wird weniger erfolgreich.

Tipp: Eine Schwäche darf und kann jederzeit zugegeben werden. Machen Sie sich diesbezüglich vor dem Gespräch Gedanken! Verpacken Sie jede Schwäche mit den Worten „ab und an“! Das signalisiert eine kurzfristige Eigenschaft, die schnell wieder verlernt werden kann und an der Sie arbeiten.

Fragen sind da, gestellt zu werden

In jedem Ausbildungsjahr lernen Sie vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten kennen. Mit diesem Wissen sind Sie bestens gerüstet, um in fachliche Kommunikationen zu gehen. Eine besondere Neugier wird während eines Gespräches erzeugt, wenn Sie Fragen stellen.

Fragen über das Unternehmen, über die eigentliche Aufgabe und Arbeitszeit sind jederzeit angemessen. Dabei erhält der potenzielle Arbeitgeber ein Bild von Ihnen und kann einschätzen, ob ausreichend Interesse für die Tätigkeit vorhanden ist.

Tipp: Stellen Sie gezielt Fragen, die sich aus Ihrer vorherigen Recherche ergeben haben! Das können Fragen zu Jahreszahlen sein sowie zur Mitarbeiteranzahl und den Fachbereichen, die es bei diesem Arbeitgeber gibt.

FAZIT

Sich zu bewerben ist immer eine Herausforderung sowie jedes Vorstellungsgespräch. Bereiten Sie sich auf Ihren Termin optimal vor, erhöhen Sie die Chancen erfolgreich zu sein. Dennoch sollten Sie bedenken, dass sich viele Menschen oftmals für den gleichen Job bewerben und sich somit Ihre Chancen wieder minimieren. Lernen Sie aus jeder Bewerbung und aus jedem Gespräch und schöpfen Sie daraus! So wird vielleicht die nächste Bewerbung von Erfolg gekrönt.