Das Gespräch um eine Kita-Leitung dreht sich nur zu einem Teil um die Arbeit mit den Kindern. Gefragt wird vor allem danach, wie Du ein Team führst, wie Du mit dem Träger zusammenarbeitest, wie Du die Verantwortung für den Schutzauftrag ausfüllst und wie Du die Einrichtung gegenüber Eltern, Fachberatung und Behörde vertrittst. Wer aus der Arbeit als Erzieherin oder Erzieher kommt, antwortet im ersten Teil sicher und wird im zweiten unsicher. Dort liegt der Unterschied zur Bewerbung als pädagogische Fachkraft – und darauf lässt sich vorbereiten.
Wer bei der Bewerbung um eine Kita-Leitung mit am Tisch sitzt
Bei einer Leitungsstelle führt selten die Einrichtung allein das Gespräch. Üblich ist eine Runde aus einer Person der Geschäftsführung oder des Vorstands des Trägers, der Fachberatung und je nach Träger einem Mitglied der Mitarbeitervertretung oder des Personalrats. Bei kommunalen Trägern kommt die Personalstelle dazu, bei kirchlichen Trägern häufig eine Person aus der Gemeinde oder dem Verband.
Für Deine Antworten hat das eine praktische Folge: dieselbe Frage wird von zwei Seiten gehört. Die Fachberatung hört auf Deine pädagogische Begründung, der Träger auf die Folgen für Personal, Belegung und Haftung. Antworte deshalb in beiden Richtungen, statt nur fachlich zu begründen. Ein Satz zur pädagogischen Haltung und ein Satz dazu, was das für Dienstplan, Kosten oder Meldewege bedeutet, deckt beide Erwartungen ab.
Frage am Anfang nach, wer in der Runde welche Rolle hat. Das ist keine Schwäche, sondern genau die Haltung, die von einer Leitung erwartet wird.
Worauf der Träger bei einer Leitungsstelle schaut
Die Stellenausschreibung nennt Aufgabenfelder, das Gespräch prüft sie einzeln ab. Diese Zuordnung hilft Dir beim Vorbereiten, weil Du zu jedem Feld ein eigenes Beispiel aus Deiner Praxis bereitlegen kannst.
| Aufgabenfeld | Was der Träger dazu fragt |
|---|---|
| Personalführung | Wie gehst Du mit einer Mitarbeiterin um, die eine Festlegung aus der Konzeption nicht mitträgt? |
| Dienst- und Urlaubsplanung | Wie planst Du den Dienst, wenn über Wochen Kräfte fehlen? |
| Elternarbeit und Beschwerden | Wie reagierst Du auf eine Beschwerde, die über Dich hinweg beim Träger landet? |
| Konzeption und Qualitätsentwicklung | Woran würdest Du in den ersten Monaten als Erstes arbeiten? |
| Schutzauftrag | Wann ziehst Du eine insoweit erfahrene Fachkraft hinzu? |
| Zusammenarbeit mit dem Träger | Worüber informierst Du sofort, worüber im regelmäßigen Bericht? |
| Aufnahme und Belegung | Wie entscheidest Du, wenn mehr Anmeldungen als Plätze vorliegen? |
Zehn Fragen aus Gesprächen um eine Kita-Leitung, mit Antwortbeispielen
Die Beispiele sind Gerüste, keine Vorlagen zum Auswendiglernen. Setze Deine eigenen Zeiträume, Einrichtungen und Ergebnisse ein.
1. Warum möchtest Du aus der Gruppe in die Leitung wechseln?
Die Frage prüft, ob Du die Leitung als Aufstieg oder als anderen Beruf verstehst. Antworte so, dass der Wechsel als bewusste Verschiebung erkennbar wird: „Ich habe in den letzten Jahren die Praxisanleitung übernommen und dabei gemerkt, dass ich gern an den Bedingungen arbeite, unter denen gute Arbeit möglich ist – an Dienstplänen, an der Einarbeitung, an Absprachen mit den Eltern. Das ist der Teil, den ich ausbauen möchte, auch wenn ich dafür weniger Zeit in der Gruppe habe.“
2. Wie würden Dich Deine jetzigen Kolleginnen beschreiben?
Hier wird geprüft, ob Du Dich selbst von außen sehen kannst. Nenne zwei Eigenschaften und belege jede mit einer Situation. Vermeide Eigenschaften ohne Beleg; „durchsetzungsstark“ ohne Beispiel zählt im Leitungsgespräch nicht.
3. Was tust Du in den ersten drei Monaten?
Die erwartete Antwort ist nicht ein Veränderungsplan, sondern eine Reihenfolge: zuerst zuhören, dann ordnen, dann verändern. „In den ersten Wochen würde ich mit jeder Kollegin ein Einzelgespräch führen, in jeder Gruppe mitarbeiten und den Dienstplan, die Konzeption und die offenen Elternanliegen durchsehen. Erst danach würde ich mit dem Träger festlegen, welche zwei Punkte wir in diesem Jahr angehen.“
4. Wie gehst Du mit einer Mitarbeiterin um, die ihre Aufgaben nicht erledigt?
Gefragt ist ein Weg in Stufen, nicht ein Urteil. Beschreibe die Reihenfolge: Beobachtung sammeln, Einzelgespräch unter vier Augen, gemeinsam eine konkrete Vereinbarung mit Termin, Nachgespräch zum Termin, erst danach die Einbindung des Träges. Sage ausdrücklich, dass Du das Gespräch führst und nicht an den Träger abgibst.
5. Zwei Kolleginnen sind seit Monaten im Streit. Was machst Du?
Die Frage zielt darauf, ob Du Partei nimmst. Eine tragfähige Antwort trennt die Person von der Sache: Einzelgespräche, dann ein gemeinsames Gespräch mit einer klaren Festlegung für die Zusammenarbeit im Dienst, und die Ankündigung, dass Du den Umgang vor den Kindern nicht zur Verhandlung stellst.
6. Eine Mutter beschwert sich beim Träger über eine Erzieherin, ohne vorher mit Dir zu sprechen. Wie reagierst Du?
Geprüft wird, ob Du Deine Rolle gegenüber dem Träger kennst. „Ich würde den Träger bitten, mir die Beschwerde weiterzugeben, und mich bei der Mutter innerhalb weniger Tage melden. Zuerst höre ich beide Seiten einzeln, dann kläre ich, ob es um ein Missverständnis, eine Festlegung der Einrichtung oder um das Verhalten einer Kollegin geht. Dem Träger melde ich das Ergebnis und nicht nur, dass ich mich gekümmert habe.“
7. Wie hältst Du die Einrichtung handlungsfähig, wenn dauerhaft Personal fehlt?
Erwartet wird eine Antwort, die Grenzen benennt. Nenne die Reihenfolge, in der Du reduzierst – zuerst Zusatzangebote und Projekte, dann Randzeiten, zuletzt Gruppenstärken – und sage, dass Du eine Unterschreitung der Vorgaben dem Träger schriftlich meldest, statt sie zu überbrücken. Erfinde keine Zahlen: welche Personalvorgaben gelten, legt das jeweilige Landesrecht fest, und danach solltest Du im Gespräch fragen.
8. Wie arbeitest Du mit dem Träger zusammen?
Eine gute Antwort unterscheidet Informationswege. „Ich würde mit dem Träger festlegen, was sofort gemeldet wird – Unfälle, Verdachtsfälle, Personalausfälle, die die Betreuung gefährden – und was in einen regelmäßigen Bericht gehört. Mir ist wichtig, dass der Träger nichts aus der Elternschaft erfährt, was er nicht vorher von mir hat.“
9. Was ist Deine größte Schwäche als Führungskraft?
Nenne eine Schwäche, die zur Leitungsrolle gehört, und den Umgang damit. Brauchbar sind Punkte wie „ich übernehme Aufgaben zu lange selbst, statt sie abzugeben“ mit einer konkreten Gegenmaßnahme. Nicht brauchbar sind Schwächen, die den Schutzauftrag berühren, und umgedrehte Stärken.
10. Wie führst Du ein Team, in dem Kolleginnen länger dabei sind als Du?
Das ist die Frage, die am häufigsten unvorbereitet trifft. „Ich würde die Erfahrung ausdrücklich nutzen und in den ersten Wochen fragen, was in dieser Einrichtung aus guten Gründen so läuft, wie es läuft. Entscheidungen treffe ich danach selbst und begründe sie. Ich erwarte keine Zustimmung zu jeder Entscheidung, aber die Umsetzung im Dienst.“
Wie Du Führungserfahrung belegst, wenn Du noch keine Leitung warst
Die meisten Bewerberinnen und Bewerber auf eine Kita-Leitung kommen aus der Gruppe. Der Träger weiß das. Er erwartet keine Leitungsjahre, sondern Belege dafür, dass Du Verantwortung über Deine Gruppe hinaus getragen hast. Trage vor dem Gespräch zusammen, was Du davon vorweisen kannst:
- Gruppenleitung mit Verantwortung für Absprachen im Team
- Praxisanleitung von Auszubildenden oder Praktikanten, mit Zeitraum und Zahl der Angeleiteten
- Vertretung der Leitung in Urlaub oder Krankheit, mit Dauer und den Entscheidungen, die Du dabei getroffen hast
- Mitarbeit an der Konzeption, am Schutzkonzept oder an einem Qualitätsverfahren
- Verantwortung für ein Projekt, einen Elternabend oder eine Eingewöhnungsphase, mit dem Ergebnis
- Abgeschlossene oder begonnene Weiterbildung zum Leitungshandeln
Benenne zu jedem Punkt den Zeitraum, die Zahl der Beteiligten und das Ergebnis. Ein Beleg mit Zeitraum und Ergebnis wirkt im Gespräch anders als eine Aufzählung von Zuständigkeiten.
Was beim Gespräch um die stellvertretende Leitung anders ist
Bei der stellvertretenden Leitung verschieben sich die Fragen von der Entscheidung zur Vertretung. Gefragt wird, wie Du handelst, wenn die Leitung nicht erreichbar ist, wie Du eine Entscheidung mitträgst, die Du selbst anders getroffen hättest, und wo für Dich die Grenze zwischen Rückmeldung und Untergraben liegt.
Eine tragfähige Antwort trennt beides ausdrücklich: Widerspruch gegenüber der Leitung unter vier Augen, nach außen und im Team eine Linie. Wer im Gespräch andeutet, er würde Entscheidungen der Leitung im Team zur Diskussion stellen, scheidet an dieser Stelle aus.
Welche Qualifikation für die stellvertretende Leitung verlangt wird, unterscheidet sich je nach Landesrecht und Träger. Frage ausdrücklich danach, ebenso nach dem Stundenanteil, der für die Vertretung freigestellt ist.
Fragen zum Schutzauftrag, auf die Du vorbereitet sein solltest
Der Schutzauftrag ist der Teil des Gesprächs, bei dem der Träger am genauesten zuhört, weil er bei einer Leitung die Verantwortung dafür mitgibt. Grundlage ist § 8a SGB VIII. Nach § 8a Absatz 4 SGB VIII schließen die Jugendämter mit den Trägern von Einrichtungen Vereinbarungen, die sicherstellen, dass die Fachkräfte bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Gefährdung eine Gefährdungseinschätzung vornehmen, dabei eine insoweit erfahrene Fachkraft hinzuziehen und die Eltern sowie das Kind einbeziehen, soweit der Schutz des Kindes dadurch nicht in Frage gestellt wird. Kann die Gefährdung nicht anders abgewendet werden, ist das Jugendamt zu informieren.
Du musst den Wortlaut nicht zitieren. Du solltest aber die Reihenfolge kennen und sagen können, dass Du bei gewichtigen Anhaltspunkten nicht allein entscheidest, sondern die insoweit erfahrene Fachkraft hinzuziehst und die Beobachtungen dokumentierst. Eine Antwort, die ein Vier-Augen-Gespräch mit den Eltern als ersten und einzigen Schritt beschreibt, gilt in dieser Runde als Fehler.
Welche Nachweise und Angaben der Träger für die Leitung braucht
Bei einer Leitungsstelle hängt an der Einstellung mehr Formales als bei einer Stelle in der Gruppe. Darauf kannst Du Dich vorbereiten, und es erklärt einige Fragen im Gespräch:
- Erweitertes Führungszeugnis. § 72a SGB VIII regelt den Tätigkeitsausschluss einschlägig vorbestrafter Personen; Grundlage ist das erweiterte Führungszeugnis nach § 30a BZRG. Der Träger darf dabei nur festhalten, dass er es eingesehen hat, von welchem Datum es stammt und ob eine einschlägige Verurteilung vorliegt.
- Name und berufliche Ausbildung. Nach § 47 Absatz 1 Nummer 1 SGB VIII teilt der Träger der zuständigen Behörde den Namen und die berufliche Ausbildung des Leiters mit; Änderungen dieser Angaben sind unverzüglich mitzuteilen. Deshalb fragt der Träger so genau nach Abschlüssen, Urkunden und Weiterbildungen – er muss sie weitergeben.
- Leitungsqualifikation. Welche Qualifikation eine Kita-Leitung mitbringen muss, regelt das jeweilige Landesrecht, teilweise ergänzt durch Vorgaben des Träges. Prüfe die Anforderungen des Bundeslandes, in dem die Einrichtung liegt, und frage im Gespräch, ob der Träger eine fehlende Weiterbildung berufsbegleitend ermöglicht.
Lege Zeugnisse, Urkunden über Weiterbildungen und gegebenenfalls das Führungszeugnis als Kopie bereit, statt sie nachzureichen.
Diese Fragen stellst Du dem Träger
Bei einer Leitungsstelle sind eigene Fragen kein Höflichkeitsteil am Ende, sondern der Teil, an dem Du prüfst, ob die Stelle tragbar ist. Druck die Liste aus und nimm sie mit:
- Wie viele Stunden sind für Leitungsaufgaben freigestellt, und wie viele Stunden stehe ich in der Gruppe?
- Wer ist meine Ansprechperson beim Träger, und wie oft findet ein regelmäßiger Austausch statt?
- Welche Entscheidungen treffe ich selbst, und welche brauchen die Zustimmung des Träges – bei Einstellungen, Dienstplan und Budget?
- Liegt eine Vereinbarung nach § 8a SGB VIII vor, und wer ist die insoweit erfahrene Fachkraft, die ich hinzuziehen kann?
- Wie ist die Fachberatung organisiert, und wie oft kommt sie in die Einrichtung?
- Wie ist die Einrichtung derzeit besetzt, welche Stellen sind offen, und seit wann?
- Gibt es ein Schutzkonzept, und wann wurde es zuletzt überarbeitet?
- Was soll sich aus Sicht des Träges in den nächsten zwei Jahren in dieser Einrichtung ändern?
- Warum ist die Leitungsstelle frei geworden?
Die letzte Frage wird am häufigsten weggelassen und bringt am meisten. Die Antwort sagt Dir, ob Du eine geordnete Übergabe oder einen offenen Konflikt übernimmst.
Wie es nach dem Gespräch weitergeht
Bei Leitungsstellen folgt dem ersten Gespräch häufig ein zweiter Termin, zu dem die Elternvertretung, das Team oder die Mitarbeitervertretung dazukommt. Verbreitet sind außerdem ein Hospitationstag in der Einrichtung und, je nach Träger, die Zustimmung eines Gremiums wie Vorstand, Kirchenvorstand oder Ausschuss. Dadurch zieht sich das Verfahren länger als bei einer Stelle in der Gruppe.
Frage am Ende des Gesprächs nach den nächsten Schritten und nach dem Zeitpunkt, zu dem Du eine Rückmeldung erwarten kannst. Wenn Du bis dahin nichts hörst, ist eine Nachfrage nach wenigen Tagen angemessen.
Wenn Du parallel auch Stellen als pädagogische Fachkraft im Blick hast, helfen Dir die Fragenstrecken für das Vorstellungsgespräch als Erzieherin und für das Vorstellungsgespräch als Kinderpflegerin. Allgemeine Fragen zur Personalverantwortung außerhalb der Kita findest Du im Beitrag zum Vorstellungsgespräch als Führungskraft.
