Update: Das neue Vorstellungsgespräch online Modul für premium Mitglieder ist fertig. 78% fallen durch.
Emotional Stress.

Emotional Stress.

Der Beruf der Schulsekretärin ist in den der Bürokaufleute einzugliedern. Es handelt sich bei genauer Betrachtung um eine spezielle Facette mit Anreicherung durch kommunikative Fähigkeiten, die auf Schüler und Eltern abzielen. Mit entsprechenden Fähigkeiten und Qualifikationen sind Quereinsteigerinnen aus den Sparten Bürokauffrau, Industriekauffrau und ähnlichen Bereichen chancenreich. Auch eignet sich eine Stelle in einer Schule für Teilzeitbeschäftigte, da das Sekretariat meist nur vormittags voll besetzt ist. Dies berücksichtigt, muss eine Schulsekretärin im Vorstellungsgespräch mehr durch persönliche Stärken auffallen, als sie fachliche Qualifikationen aufzuweisen hat.

Vorbereitung der Schulsekretärin

Nach Abgabe der Bewerbungsmappe und nach Einladung zu einem Vorstellungsgespräch beginnt die Phase der Vorbereitung. Nachdem Sie alle Punkte des Lebenslaufs und der Qualifikationen noch einmal kritisch betrachtet haben, sollten Sie zu allen dabei auffallenden Lücken und Sprüngen eine plausible Erklärung ausformulieren. Aspekte dieser Art werden mit Sicherheit angesprochen und bedürfen der Klärung. Bieten Sie eine kurze Erläuterung. Zu lange Ausführungen lassen den Verdacht aufkommen, Sie führe hier eine nicht der Wahrheit entsprechende Rede. Können Sie kurz und bündig antworten, werden Nachfragen eher selten sein.

Informieren Sie sich über alle Anforderungen, die an Schulen gestellt werden und gleichen diese mit Ihren Fähigkeiten und Qualifikationen ab. Fehlen nun Teile, so können Sie diese Mängel durch Angabe von guter Auffassungsgabe und Lernbereitschaft teilweise ausgleichen. Ohnehin wird jede neue Schulsekretärin gründlich eingearbeitet, sodass dabei bestehende Mängel kleiner Art ausgemerzt werden können. Konzentrieren Sie sich daher mehr auf die Vermehrung Ihrer Stärken und die Beseitigung von Schwächen.

Beginn im Vorstellungsgespräch

Sekretärin am Telefon

Sekretärin am Telefon

Zuerst werden Sie freundlich empfangen und begrüßt. Gehen Sie selbstbewusst auf alle anwesenden Personen zu und begrüßen sie mit Handschlag. Dann wird Ihnen Platz angeboten. Nehmen Sie in gerader Körperhaltung den Sitz ein. Dadurch wird Ihr Körper in eine ruhige Position gezwungen und wird beruhigend auf Ihr Nervenkostüm wirken. Bereits im nun einsetzenden Smalltalk zur Entspannung der Situation werden Sie dadurch Kontrolle über Ihre Körpersprache erhalten und sich beruhigen. Anwesend sind im Vorstellungsgespräch die Schulleitung mit meist zwei Personen und nicht selten eine Schulsekretärin.

Zu Beginn wird die Schule vorgestellt, wobei auch ein kleiner Rundgang unternommen werden kann. Sie erfahren Einzelheiten über den Lehrkörper, die Verwaltung, die Struktur der Schülerschaft und der Eltern. Falls Ihnen Dinge noch nicht bekannt sein sollten, so notieren Sie diese, um sie später bei der Phase mit eigenen Fragen einbauen zu können. Wenn Ihnen Sachverhalte aus Ihrer Recherche bekannt sind, geben Sie dies deutlich zu verstehen. Die Schulleitung wird dadurch Ihr Interesse und Ihre Engagement positiv bewerten.

Fragen zum Lebenslauf

Hierbei werden Sie gebeten, mit eigenen Worten ihr berufliches Leben darzulegen. Der Lebenslauf liegt vor, so sollten Sie diesen nicht wiederholen.

  • Gehen Sie auf wichtige Abschnitte im Lebenslauf detaillierter ein.
  • Sprechen Sie Lücken an und liefern eine nachvollziehbare Erklärung.
  • Ungewöhnliche Abschnitte müssen erläutert werden.
  • Achten Sie auf eine ausgewogene Wortwahl.
  • Ihre Rede ist idealerweise frei und ungehemmt.
  • Versuchen Sie einen angenehmen Erzählstil anzuwenden.
  • Reden Sie so, dass Zusammenhänge erkennbar werden.
  • Achten Sie auf eine angenehme Stimmlage, die weder zu hoch noch zu tief angesetzt werden sollte. Reden Sie natürlich.
  • Gehen Sie auf Ihre Stärken intensiver ein, ohne bereits hier sehr ausführlich zu werden.
  • Zeigen Sie Flexibilität, Loyalität, Zuverlässigkeit, Verbindlichkeit, Empathie und Souveränität.

Als sehr gelungen kann Ihre Rede beschrieben werden, wenn kaum Nachfragen auftreten und das Vorstellungsgespräch schnell zum nächsten Punkt geführt wird.

Fragen zu Qualifikation und Fähigkeiten

Nachgewiesen werden allgemeine Qualifikationen wie

  1. Kenntnisse in den gängigen Office Programmen Word, Excel und PowerPoint.
  2. Sie beherrschen E-Mail Programme gängiger Art.
  3. Sie sind in der Lage, Briefe an Lehrer, Eltern, Behörden etc. zu verfassen.
  4. Sie beherrschen die deutsche Rechtschreibung und Grammatik.
  5. Sie sind mit der Software von Verwaltungen vertraut.

Zu allen Punkten sollten nachweisbare Qualifikationen vorliegen. Falls Sie keine Zeugnisse vorweisen können, können Bescheinigungen von Arbeitgebern im Zusammenhang mit dem Zeugnis zur Ausscheiden helfen. In jedem Fall müssen Sie auch ohne Arbeitsprobe glaubhaft versichern können, über diese Fähigkeiten zu verfügen. Mängel sind nur marginal schnell auszugleichen. Es werden auch Fragen zu Ihren bisherigen Stellen kommen. Dabei sind Tätigkeiten wichtig, die der einer Schulsekretärin nahekommen.

  • Wann haben Sie welche Qualifikation erworben?
  • Wer hat sie bescheinigt?
  • Wurden die Kenntnisse vertieft und regelmäßig angewandt?
  • Die Schule wird diese Kenntnisse auch mit Fachbegriffen prüfen, die Ihnen bekannt sein müssen.

Persönliche Eigenschaften

Im wieder auftauchende Fragen betreffen Ihre Motivation und Ihre Einstellung zum Beruf. Dabei wird die Schulleitung auch beobachten, wie Sie antworten. Oft ist nur zwischen den Zeilen zu lesen, wie wahrheitsgemäß eine Aussage ist.

  1. Warum wählten Sie den Beruf der Sekretärin?
  2. Warum möchten Sie an einer Schule tätig werden?
  3. Warum haben Sie sich bei unserer Schule beworben?
  4. Wie sehen Sie sich in der Stelle der Schulsekretärin?
  5. Wie gehen Sie mit kritischen und schwierigen Eltern am Telefon und im direkten Kontakt um?
  6. Wie reden Sie mit Schülern, wenn Kritik angebracht ist?
  7. Wie stressresistent sind Sie, wenn in der Schule und auf dem Schulhof Trubel herrscht?
  8. Sind Sie bereit, sich fortzubilden?
  9. Sind Sie selbstbewusst und souverän?
  10. Sind Sie flexibel, um auch nachmittags eingesetzt zu werden?
Hinweis: Wie Sie auf jede Frage die perfekte Antwort finden, können Sie in diesem Trainingsmodul schnell erlernen.