Vorstellungsgespräch Bürokauffrau: Mit diesen Tipps sind Sie bestens vorbereitet!

Aktualisiert am von Ömer Bekar

Bürokauffrau am Telefon im Büro
Bürokauffrau am Telefon im Büro

Stellen für eine Bürokauffrau sind sehr zahlreich und werden weiter zahlreich bleiben. Doch es handelt sich um einen sehr beliebten Beruf, sodass die Konkurrenz groß ist. Entsprechend umfangreich ist das Auswahlverfahren, wenn Stellen in großen Unternehmen zu besetzen sind. Sehr oft müssen sich Bewerberinnen in einem Assessment-Center einfinden und werden dort zuerst einen Test vorfinden, dem das Vorstellungsgespräch folgen kann. In kleineren Firmen werden durchaus auch Tests stattfinden, diese werden aber meist deutlich kürzer ausfallen. Das alles legt den Schluss nahe, dass fachliche Fähigkeiten sehr hoch bewertet und persönliche Eigenschaften nachgeordnet behandelt werden.

Der Einstellungstest vor dem Vorstellungsgespräch

Grob überschlagen wird eine Bürokauffrau mit allgemeinen kaufmännischen Aufgaben wie Sekretariatsarbeiten, der Büroorganisation, Bestellungen, Aufträgen, Geschäftsschreiben, Telefondiensten und Buchungen betraut. Um die Karrierechancen zu erhöhen, sind Fähigkeiten und Qualifikationen in den meisten dieser Bereiche zu sammeln. Hinzu kommen Fremdsprachenkenntnisse. Ein Einstellungstest als Teil der Bewerbung und Vorstufe zum Bewerbungsgespräch wird daher sehr viele Punkte aufweisen. Bereiten Sie sich möglichst auf alle Aspekte gründlich vor. Aus der Stellenanzeige sollte hervorgehen, welche Anforderungen genau gestellt werden, sodass sich mögliche Fragen und Tests logisch ergeben. Eine passende Vorbereitung darauf ist angebracht, um einen guten Eindruck zu hinterlassen und böse Überraschungen zu vermeiden.

  • Fragen zur Sicherheit im Internet
  • Datenschutzkenntnisse
  • Rechtschreibung und Zeichensetzung
  • Sprachgewandtheit und Wortschatz
  • Gutes Allgemeinwissen zu aktuellen politischen und kulturellen Themen
  • Sehr gute Grundrechenkenntnisse – Bruchrechnung, Potenzrechnung
  • Fähigkeiten, Statistiken und Grafiken zu lesen
  • Test zur Logik und zu Zusammenhängen von Begriffen
  • Verfassen von Texten allgemein
  • Umgang mit gängigen Programmen wie Word
  • Formen der Geschäftsbriefe
  • Fremdwörterschatz teilweise
  • Korrespondenz in Englisch und anderen Sprachen – abhängig von der Aufstellung der Firma
  • Sprachliche Ausdrucksfähigkeit am Telefon und im direkten Gespräch persönlich
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Oft werden Tests abgehalten, bei denen sich Bewerberinnen bei den meisten Punkten durch Ankreuzen für einen Punkt entscheiden können. Es werden jedoch auch Aufgaben gestellt, bei denen frei geschrieben und gerechnet werden muss. Umfang und Zeit sind sehr verschieden und können kaum vorhergesagt werden. Rechnen Sie damit, dass Stress aufkommt, wenn die Zeit für die Bewältigung der einzelnen Aufgaben knapp bemessen wird. Eine gründliche Vorbereitung und die Formulierung von möglichen Antworten ist daher unumgänglich.

Das Vorstellungsgespräch nach einem Test

Nur in sehr kleinen Unternehmen wird auf einen Test verzichtet. Dann werden die fachlichen Bereiche der neuen Stelle im Bewerbungsgespräch durch gezielte Fragen abgearbeitet. Ist ein Test Teil der Bewerbung, wird dieser Test nicht immer sofort bewertet. Oft müssen Bewerberinnen einige Tage warten, bis sie eine Nachricht erhalten. Dies hat den Vorteil, sich speziell auf den Test und später auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten zu können. Nicht selten folgt ein persönliches Gespräch auch am gleichen Tag. Vormittags findet ein Einstellungstest statt, der über die Mittagszeit bewertet wird, um am Nachmittag eine Auswahl von Bewerberinnen zu einem Gespräch zu bitten.

Hier einige der relevanten Fragen die aktuell gestellt werden

Hier einige der relevanten Fragen die aktuell gestellt werden

Erscheinen zum Vorstellungsgespräch

  1. Eine Bürokauffrau muss immer angemessen und meist schick gekleidet sein.
  2. Körperpflege ist ein sehr wesentlicher Aspekt.
  3. Schminke und Schmuck sind dezent einzusetzen. Die Frisur ist nicht zu extravagant.
  4. Der Kleidungsstil sollte seriös und gedeckt gewählt werden. Grelle Farbtöne und starke Gegensätze sind zu vermeiden. Auch die Schuhe sollten zum Outfit passen.
  5. Eine ruhige und gerade Körperhaltung erleichtert jedes Gespräch und beruhigt.
  6. Mit einer Körpersprache, die auf starke Gesten und starke Mimik verzichtet liegen Sie richtig.
  7. Zum Personaler und anderen Personen nehmen Sie stets Blickkontakt auf und zeigen Zuneigung und Interesse.
  8. Lächeln Sie stets freundlich, aber nicht aufgesetzt.
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Typische Fragen an eine Bürokauffrau

In großen Firmen wird das Vorstellungsgespräch meist nach einem allgemeingültigen Schema ablaufen. Aber auch in kleineren Unternehmen können Sie folgende Fragen immer erwarten:

  • Warum haben Sie sich für diesen Beruf entschieden?
  • Welche Eigenschaften besitzen Sie, um in diesem Beruf erfolgreich zu sein?
  • Welche Gedanken und Vorstellungen verbinden Sie mit dem Beruf der Bürokauffrau?
  • Warum haben Sie sich bei uns beworben?
  • Was wissen Sie über unsere Firma?
  • Was wissen Sie über unsere Konkurrenten?
  • Welche Schulfächer lagen Ihnen besonders gut? (bei jungen Bewerberinnen)
  • Welche Erfahrung/ Berufserfahrung bringen Sie mit?
  • Welche Freizeitaktivitäten haben Sie?
  • Mit welchen Verkehrsmitteln erreichen Sie Ihren Arbeitsplatz?
  • In welchen Bereichen würden Sie sich noch gerne weiterbilden?
  • Welche besonderen Interessen haben Sie in Beziehung zum Beruf?
  • Welche Stärken zeichnen Sie aus?
  • Was sind Ihre Schwächen?
  • Wie beurteilen Bekannte und ehemalige Kollegen Ihre Person?
  • Welche Teamarbeiten kennen Sie?
  • Welche Stelle möchten Sie später/ in den nächsten Jahren einmal bekleiden?

Diese Fragen werden auch kommen, wenn Sie sich um einen Ausbildungsplatz zur Bürokauffrau bewerben. Finden Sie in Ihrer Vorbereitung auf alle Fragen mindestens eine passende Antwort, die kurz formuliert werden kann und den Kern trifft.

Eigene Fragen im Vorstellungsgespräch

Mit eigenen Fragen zur Stelle und zur Weiterbildung etc. erhöhen Sie Ihre Chancen. Kurzum, alle Fragen, die Ihr gesteigertes Interesse zeigen, sind hilfreich. Beispielsweise können Sie fragen:

  • In welchen Bereichen werde ich eingesetzt?
  • Gibt es die Möglichkeit zur Weiterbildung?
  • Welche zusätzlichen Qualifikationen sollte ich noch erwerben?

Für Bewerberinnen auf einen Ausbildungsplatz:

  • Sind noch andere Auszubildende beschäftigt?
  • Besteht nach Beendigung der Ausbildung einen Chance auf Übernahme?
  • In welchen Abteilungen kann ich später eingesetzt werden?
  • An welchen Tagen werde ich die Berufsschule besuchen?

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