Bewerbungsgespräch Projektmanager: Klar und strukturiert

Planung, Organisation und Teamführung sind genau das, was Sie in einem neuen Job suchen. Sie haben sich bereits beworben und nun eine Einladung zu einem Bewerbungsgespräch als Projektmanager erhalten. Sie fragen sich jetzt vielleicht, wie Sie bei dem Gespräch vorgehen sollten und mit welchen Fragen Sie rechnen können. Auch ist Ihnen wichtig zu erfahren, wie Sie den Personaler von sich überzeugen können und wie Sie damit die anderen Konkurrenten überholen.

Dieser Beitrag verrät es Ihnen. Nach dem Lesen werden Sie wissen, welche Voraussetzungen Sie für den Job erfüllen sollten und damit auch für das Gespräch Ansatzpunkte zur Vorbereitung haben. Daneben werden Ihnen konkrete Fragen helfen, sich ein Bild von einem tatsächlichen Einstellungsgespräch zu machen. Damit kann dann nicht mehr viel schief gehen.

Der Job des Projektmanagers und seine Tätigkeiten werden Ihnen kurz dargelegt. Danach bekommen Sie einen Überblick über Bedingungen, die für die Arbeit in diesem Bereich erforderlich sind. Die Beispiel-Fragen und Antworten für ein Bewerbungsgespräch als Projektmanager sollen Ihnen dann als Inspiration dienen, um sich für Ihr eigenes Bewerberinterview erfolgreich auszurüsten. Lesen Sie selbst!

 

Ihr Job als Projektmanager: Das sind Ihre Aufgaben

Wie das Wort schon sagt, begleiten Sie als Projektmanager Projekte von der Entstehung einer Idee bis hin zur erfolgreichen Umsetzung. Dazu zählt, dass Sie ein Konzept anfertigen und die konkreten Schritte für die Ausführung planen. Haben Sie das getan, folgt die Umsetzung und schließlich die Fertigstellung. Das Ziel ist immer, ein Vorhaben zu realisieren.

In diesem Job gleicht kein Tag dem anderen. Sie werden viel Abwechslung erleben und immer wieder neuen Projekten, Phasen und auch Schwierigkeiten begegnen. Probleme zu lösen ist etwas, das Ihnen in jedem Beruf begegnen wird. Auch hier können Sie dem nicht ausweichen. Als Bindeglied zwischen Führungsetage und Teamkollegen sind Sie für die Koordination und Steuerung sämtlicher Prozesse zuständig und haben eine große Verantwortung zu tragen.

Meist leiten Sie ein Team von mehreren Mitarbeitern, die gemeinsam mit Ihnen an einem bestimmten Projekt arbeiten. Weitere Tätigkeitsfelder von Ihnen sind die Budgetplanung und -einhaltung sowie die Einschätzung von Risiken und die Minimierung ebendieser.

Darum sollten Sie für ein Bewerbungsgespräch als Projektmanager “smart” sein

Im Projektmanagement gibt es eine gängige Formel mit der Abkürzung “SMART“. Diese besagt, dass die Projektarbeit immer spezifisch und durch konkrete Werte oder Kennzahlen messbar sein soll. Durch eine durchdachte Formulierung von Zielen soll die Arbeit für das komplette Team attraktiv sein, realisierbar und terminierbar.

Wo Sie Arbeit finden können

In nahezu jeder Wirtschaftsbranche werden Projektmanager gesucht und auch bei internationalen Projekten gibt es große Chancen auf eine Anstellung. Was Sie in diesem Beruf verdienen, ist sehr branchenabhängig und lässt sich nicht pauschal formulieren. Suchen Sie dazu gezielt nach Gehaltstabellen im Internet und vergleichen Sie die Werte miteinander.

 

Voraussetzungen für ein Bewerbungsgespräch als Produktmanager

Als Projektmanager müssen Sie viele Dinge gleichzeitig beherrschen. Welche Kompetenzen da besonders wichtig sind und womit Sie den Personaler im Vorstellungsgespräch überzeugen können, lesen Sie im Folgenden.

Studium

Grundsätzlich ist kein Studium erforderlich, um einen Fuß in die Tür zu bekommen. Oftmals sind es Quereinsteiger mit Erfahrungen in einem spezifischen Fachgebiet, die in dieser Position arbeiten. Trotzdem kann es nie schaden, zum Beispiel einen wirtschaftlichen Studiengang wie BWL oder VWL oder auch Produktmanagement oder Marketing studiert zu haben. Das könnte Ihnen im Rennen gegen andere Mitbewerber einen Vorteil verschaffen. Mittlerweile gibt es sogar Studienrichtungen, die ganz auf das Projektmanagement ausgerichtet sind.

Führungskompetenz

Da es in dem Job auch darum geht, ein Team anzuleiten, sollten Sie eine gewisse Führungsfähigkeit mitbringen. Sie sollten keine Scheu davor haben, Aufgaben an andere zu delegieren oder auf Fehler aufmerksam zu machen.

Erfahrungen

Haben Sie bereits im Projektmanagement oder in einem ähnlichen Bereich gearbeitet, ist das nur vorteilhaft für Sie. Am besten ist, wenn Sie diese nicht nur aufzählen, sondern gleichzeitig auch in Ihrer Bewerbung mit Arbeitszeugnissen oder Zertifikaten belegen können.

Planung & Organisation

Sie sind der absolute Organisator und planen gerne im Voraus. Dabei behalten Sie stets den Überblick über Ihre Ziele, Ihre Zeit und die Ihres Teams sowie über die zur Verfügung stehenden Ressourcen.

Zahlenverständnis

Zahlen sind für Sie kein Fremdwort. Sie wissen, wie man eine Budgetplanung angeht, optimiert und auswertet. Sie wissen, wie Sie anhand von Zahlen Risiken einschätzen können und welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um diese zu minimieren.

Zielorientierung

Ein Ziel ist für Sie nicht erst das Ende eines Projektes. Sie beschäftigen sich noch vor Beginn mit der konkreten Zielsetzung und arbeiten anhand dieser einen Plan für die Umsetzung von geeigneten Maßnahmen aus. Ihr Ziel behalten Sie immer im Auge und damit ist es Ihr ständiger Begleiter.

Teamfähigkeit

Sie wissen nicht nur, wie man miteinander innerhalb eines Teams umgeht. Für Sie macht die Arbeit mit einer Gruppe erst richtig Sinn. Schließlich hat jedes Mitglied seine eigenen Stärken, die es im Verlauf des Projektes bestmöglich einsetzen kann. Sie sind damit ein Befürworter von Teamwork und verstehen es, Ihre Mitarbeiter täglich zu motivieren und anzuspornen.

Verantwortungsgefühl

Durch Ihre Teamleitung sollten Sie ein hohes Verantwortungsbewusstsein mitbringen. Sie sind die Person, die alles, was das Projekt angeht, koordiniert. Damit lastet nicht nur das Wohlergehen Ihres Teams, sondern auch der Erfolg oder Misserfolg des ganzen Vorhabens auf Ihnen.

Stressresistenz

Auch in stressigen Situationen behalten Sie Ihre Ruhe und verlieren nicht den Überblick. Gerade in diesem Job, in dem Sie immer wieder mit neuen Situationen und Problemen zu tun haben, kann es schon mal hektischer sein. Auch bei Abgabefristen oder sonstigem Termindruck ist Ihre Ausgeglichenheit gefragt.

Selbstbewusstsein

Eine aufrechte Haltung, ein fester Händedruck und eine selbstbewusste Art zeichnen Sie aus. Auch dann, wenn Sie bei einer Präsentation oder im Gespräch mit dem Chef im Mittelpunkt stehen, fühlen Sie sich nicht gleich eingeschüchtert.

Kommunikation

Eine gute Ausdrucksfähigkeit ist sehr relevant in einer Position wie dieser. Denn nicht nur im Gespräch untereinander im Team, sondern auch in Absprachen mit der Führungsetage oder Kunden sollten Sie in der Lage sein, flüssig und überzeugend zu kommunizieren.

Analytisches Denken

Zahlen, Daten und andere Werte werden Sie immer wieder analysieren und auf Potentiale oder Risiken einschätzen müssen. Ein gewisses analytisches Denkvermögen ist da unabdingbar und sollte Ihnen nicht schwer fallen.

Überzeugungsstärke

Wenn Sie Ideen für ein neues Projekt haben, kommunizieren Sie diese direkt mit Ihrem Vorgesetzten und überzeugen mit klaren, vorher durchdachten Argumenten. Sie wissen, worauf es bei Argumentationen ankommt und welche Überzeugungstaktiken Sie einsetzen können.

Eigeninitiative

Sie warten bei Ihrer Arbeit nicht darauf, dass man Ihnen Anweisungen für jeden Ihrer Schritte gibt. Eigeninitiativ zu handeln gehört zu einer Selbstverständlichkeit für Sie.

Interkulturelle Kompetenzen

Da Sie auch in internationalen Projekten eingebunden sein können, sind interkulturelle Kompetenzen und das Beherrschen von Fremdsprachen wie Englisch von Vorteil. Besitzen Sie diese Fähigkeiten, sollten Sie das im in Ihrem Bewerbungsgespräch als Projektmanager auf jeden Fall erwähnen.

 

Bewerbungsgespräch Projektmanager: Mit diesen Fragen können Sie rechnen

Im Bewerbungsgespräch als Projektmanager geht es darum, sowohl Ihre fachlichen als auch Ihre sozialen Kompetenzen zu prüfen. Auch wenn Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen schon einiges schriftlich angegeben haben, ist ein persönliches Auswahlgespräch noch mal eine genauere Sichtung. Denn ein Personaler möchte wissen, ob Sie als Person mit Ihren Fähigkeiten und Ihrem Auftreten in das Team passen. Vor allem Ihre Qualitäten als Projektleiter sollen betrachtet werden.

Bezüglich Ihrer Fachkompetenz kann es passieren, dass man Ihnen ein Beispielprojekt gibt anhand dessen Sie Ihre Vorgehensweise an eine Projektplanung zeigen sollen. Auch wenn Sie vorher in einer völlig anderen Branche gearbeitet haben, können Sie hier Ihre Kompetenzen unter Beweis stellen.

Typische Fragen, die auf Sie zukommen könnten, sind diese:

• Welche Erfahrungen haben Sie im Projektmanagement?

Ich arbeite seit mehr als fünf Jahren als Projektleiter für ein Unternehmen aus der Medienbranche. In dieser Zeit konnte ich schon einige Projekte erfolgreich verwirklichen und damit der Firma zu mehr Wachstum verhelfen.

• Nennen Sie uns Ihre bisherigen Führungserfahrungen. Was lief da vielleicht besonders gut/schlecht?

Seit einem Jahr bin ich in unserem Team der Leiter. Bisher hatte ich fast nur positive Erfahrungen damit. Sehr gut lief es mit der Zusammenarbeit von alt eingesessenen Kollegen. Diese kannten alle Abläufe und Kommunikationswege und so gab es keine Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit. Ein paar Probleme hatte ich mit neuen Mitarbeitern und deren Einarbeitung. Das hat einfach sehr viel Zeit gekostet und ich suche da immer noch nach einer Lösung, die allen Beteiligten hilft.

• Wie würden Sie an die Planung eines neuen Projekts herangehen?

Ich würde zuerst eine Bestandsaufnahme von der aktuellen Situation machen. Wenn es zum Beispiel darum geht, eine neue Zeitschrift herauszubringen, ist es unumgänglich zu prüfen, wie der Markt dafür aussieht und wie das Vorhaben bisher umgesetzt wurde. Daran anschließend können dann weitere Planungsschritte für eine Umsetzung des Projektes folgen.

• Was denken Sie, sind die wichtigsten Eigenschaften eines erfolgreichen Projektmanagers?

Ich denke, er sollte sich klare Ziele setzen und diese mit konkreten Kennzahlen messbar machen können. Außerdem ist es wichtig, stets den Überblick über alle Aktivitäten zu behalten.

• Wie bleiben Sie motiviert?

Das Ziel, das immer näher rückt, motiviert mich am meisten. Ich mag es, Dinge voranzubringen und zu sehen, wie etwas Neues entsteht.

• Was tun Sie, um Ihr Team zu begeistern?

Ich zeige Ihnen, wo wir einmal gemeinsam hinkommen können. Bei uns haben wir eine Magnettafel, auf der wir unsere Fortschritte zusammen dokumentieren. Wenn ein Teammitglied besonders gute Arbeit leistet, bekommt es einen Platz auf diesem Vision Board. Am Ende gibt es dann fünf Kollegen, die einen Bonus für ungewöhnliche Leistungen erhalten. Außerdem haben wir regelmäßige Teammeetings. Dort besprechen wir die aktuelle Lage und verbinden das Ganze mit einem gemütlichen Mittagessen.

• Wie würden Sie mit einem Streit innerhalb des Teams umgehen?

Mit einer offenen und ehrlichen Aussprache.

• Was ist Ihre Vorgehensweise, um Etappenziele zu kontrollieren?

Das ist immer unterschiedlich. Wir legen vorab Kennzahlen fest, die wir innerhalb einer gewissen Zeit überprüfen.

• Was verstehen Sie unter einer Hands-On-Mentalität?

Ich verstehe darunter, dass eine Person mit dieser Eigenschaft jemand ist, der einfach macht und nicht darauf wartet, dass ihm ein Anderer die Arbeit diktieren muss.

 

Weitere Fragen, die in fast jedem Interview gestellt werden, könnten sein:

• Wie würden Freunde Ihre Stärken und Schwächen beschreiben?

Sie würden vermutlich sagen, dass ich eine Person bin, die Freude an der Arbeit hat und ein richtiger Macher ist. Das, was ich mir in den Kopf setze, ziehe ich meistens auch durch. An mir arbeiten könnte ich im Bereich Geduld und Empathie. Ich sehe einfach manchmal nicht, dass andere Kollegen nicht so schnell meine Gedanken nachvollziehen können und werde dann schnell ungeduldig.

• Wie sehen Ihre Gehaltsvorstellungen aus?

Hier sollten Sie sich vorab im Internet über übliche Branchentarife informieren und realistisch bleiben.

• Was ist Ihre Vision für die nächsten 10 Jahre?

Im Projektmanagement in Ihrer Firma mit der Leitung verschiedener Projekte gleichzeitig zu arbeiten.

 

Bewerbungsgespräch Projektmanager: Klar und strukturiert vorgehen

Haben Sie die Fragen aus dem letzten Abschnitt gelesen und auch die Beispiel-Antworten studiert, ist Ihnen vielleicht eins aufgefallen. Das, was Sie im Gespräch erzählen, sollte immer mit der ausgeschriebenen Stelle und den Voraussetzungen an den Job in Verbindung stehen.

Als Projektleiter ist es immer wichtig, den Überblick über das Geschehen und über Ihr Team zu behalten. Deshalb ist eine klare und strukturierte Vorgehensweise äußerst relevant. Dadurch wissen nicht nur Sie selbst stets, wo Sie in der Projektphase stehen, sondern auch Ihre Mitarbeiter.

Diese Fähigkeit sollten Sie im Vorstellungsgespräch unbedingt benennen und in Ihre Antworten mit einfließen lassen. Anhand von Beispielen aus Ihrem bisherigen Berufsleben kann sich der Personaler am besten ein Bild von Ihnen machen.

Am wichtigsten ist, dass Ihre Antworten der Wahrheit entsprechen. Alles andere wirkt unauthentisch. Wenn es etwas gibt, wo Sie nichts zu sagen können, dann geben Sie das einfach ehrlich zu. Niemand von uns ist perfekt.

 

 

Sie haben in diesem Beitrag gelesen, was in einem Bewerbungsgespräch als Projektmanager auf Sie zukommen kann und worauf Sie achten müssen. Sie wissen, wieso eine strukturierte und klare Vorgehensweise bei Ihren Antworten den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen kann und haben durch die Beispiele schon eigene Ideen für Ihr Interview erhalten. Durch die Voraussetzungen für diesen Job ist Ihnen noch einmal deutlich geworden, wo Ihre Stärken liegen und ebenso, woran Sie noch an sich arbeiten können. Mit all diesen Informationen dürfte es jetzt kein Problem mehr für Sie sein, sich auf Ihr Einstellungsgespräch vorzubereiten. Starten Sie noch heute!